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FAQ Migrazione a G Suite for Education
Informazioni sulla migrazione
Cos’è la migrazione a Google e quando avverrà? Le caselle di posta elettronica e le relative funzionalità (invio e ricezione delle email, archiviazione, backup, calendari, contatti, controlli antispam e antivirus…) sono state finora gestite internamente: l’acquisizione e la manutenzione dell’hardware e del software erano finora a carico del personale dell’Ateneo.
Migrare alla piattaforma G Suite for Education significa dismettere l’infrastruttura locale e appoggiarsi alla suite di prodotti Google disponibile in cloud, che garantisce affidabilità, continuità e disponibilità di accesso universale (ovunque ci si trovi, con qualsiasi dispositivo e con un’unica identità) e un orientamento social tipico degli ambienti collaborativi. Non va inoltre dimenticato il risparmio per l’Ateneo che deriva dal venire meno della necessità di rinnovare continuamente il proprio hardware e software dedicato.
Migrare a Google significa anche trasferire l’intero contenuto attuale delle caselle di posta ospitato centralmente sui server dell’Ateneo: un’operazione complessa, delicata e che richiede dei tempi tecnici per il travaso dal vecchio al nuovo sistema. Per questo motivo e per garantire la continuità del servizio, minimizzando il disagio, il team dedicato ha pianificato una migrazione graduale di una struttura per volta a partire dalla primavera 2017.
Presto dunque avremo tutti una nuova casella di posta su Google (assieme ai servizi correlati).

 

Perché è così complicata la migrazione? L’Ateneo è una struttura efficiente ma complessa, costituita da migliaia di utenti e centinaia di questi hanno molti ruoli, esistono le cartelle di struttura, ogni utente può avere anche migliaia di email, contatti, appuntamenti, ecc…
Inoltre, a causa di limiti tecnici non dipendenti da noi, non possiamo portare tutti gli utenti contemporaneamente sul nuovo sistema, e avremo bisogno di alcune settimane di lavoro per completare la fase di migrazione portando nel nuovo sistema le caselle di posta.

 

L'interfaccia webmail rimarrà la stessa di adesso? No: l’interfaccia Gmail sostituirà l’attuale Webmail e sarà raggiungibile al vecchio indirizzo https://webmail.unimib.it solo al termine della migrazione di tutti gli utenti dell’Ateneo.
È possibile accedere alla casella di posta GMail anche tramite l’indirizzo https://mail.google.com.

 

È vero che i servizi web si potranno usare solo da Chrome?Dovrò smettere di utilizzare Explorer, Firefox o Safari? I servizi di base delle G Suite for Education funzionano con tutti i principali browser nelle loro versioni più aggiornate; il browser Chrome offre alcune funzionalità aggiuntive (es. gestione delle identità multiple) e permette una migliore esperienza utente per quanto riguarda gli aspetti di collaboration tra utenti.

 

Sul mio account personale Gmail compare della pubblicità e so che Google può fare analisi statistiche sul contenuto della mia posta. Sarà così anche per la posta dell'Ateneo? No. I servizi Educational danno le stesse garanzie di quelli professionali acquistati dalle Aziende e la privacy è garantita (cfr. https://support.Google.com/a/answer/60762?hl=it per informazioni più dettagliate).

 

Ho una casella di posta personale su Google. È possibile la convivenza con la mia casella Google di Ateneo? Certamente: i due account rimarranno separati. Se per accedere ai servizi si userà un browser sarà possibile usare alternativamente le due caselle. Usando Chrome sarà possibile accedere contemporaneamente ai due account, creando due profili distinti. Leggi come fare nella sezione della FAQ "Come si gestiscono più profili con il browser Chrome?"

 

Il mio indirizzo di posta elettronica cambierà? No, rimarrà lo stesso di prima nella forma nome.cognome@unimib.it.

 

Verranno migrate anche le caselle di struttura? Sì, verranno migrate contestualmente alle caselle degli utenti di ogni struttura. In fase di migrazione verranno impostati direttamente tutti gli utenti delegati, cioè coloro che saranno in grado di accedere alle caselle senza doverne conoscere la password (per conoscere come funziona il meccanismo di delega si può consultare la pagina di documentazione di Google dedicata https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=it). Per ogni casella deve essere indicato un responsabile che, in quanto unico detentore della password, sarà incaricato della gestione della casella.

 

Potrò condividere i calendari? Sì: https://support.google.com/calendar/answer/36598?hl=it.

 

Importerete tutto dalla mia vecchia casella? Riusciremo a importare quasi tutti i messaggi che risiedono sul server di posta centralizzato; per molte funzionalità lato client non è invece possibile la migrazione; in sintesi, ecco ciò che non riusciremo a importare:
  • cestino
  • posta indesiderata
  • filtri e regole
  • contatti e liste di distribuzione personali.

Non riusciamo inoltre ad importare, perché Google non lo consente:

  • i messaggi con allegati che superano i 25 MB
  • i messaggi con allegati che contengono eseguibili [anche se zippati] (.exe, .bat... per vedere la lista completa: https://support.google.com/mail/answer/6590?hl=it)
  • i messaggi di posta che per qualche motivo risultano malformati (generalmente per un comportamento inatteso del client)
  • messaggi archiviati contrassegnati come spam
  • messaggi contenenti virus o link contenenti virus
  • messaggi contenenti link che puntano a siti di phishing.

 

Posso importare i miei vecchi contatti? È possibile importare file CSV da Outlook, Outlook Express, Yahoo! Mail, Hotmail, Eudora e altre applicazioni. Inoltre, è possibile importare vCard da applicazioni quali la rubrica Apple.
Ulteriori informazioni a questo indirizzo:

https://support.google.com/mail/answer/1069522?hl=it

La procedura per esportare i contatti dalla Webmail unimib è invece la seguente:
  1. Selezionare la cartella Contatti nel menu di sinistra e, cliccando con il pulsante destro del mouse, selezionare la voce Importa/Esporta contatti…
  2. Nella finestra di dialogo, alla voce Esporta informazioni vCard selezionare quindi CSV per salvare il file dei contatti.

 

Verrà importata la posta archiviata localmente sul mio computer? I messaggi archiviati localmente non saranno importati. Sarà a carico dell’utente che fosse interessato configurare opportunamente il proprio client di posta (secondo le modalità descritte da Google e riportate anche in questo documento) per poter trasferire i messaggi su GMail via IMAP.

 

Servizio di posta
Come avviene l’accesso alla posta e alle Google Apps? Username e password per accedere alla mail e alle app G Suite sono le consuete credenziali di Ateneo: lo username è tipicamente nella forma nome.cognome@unimib.it ed è quello che si usa, abbinato alla rispettiva password, per fare il login ai servizi di Ateneo.
L’accesso sarà possibile tramite il link diretto https://mail.google.com o navigando dalla homepage di Google.
A migrazione ultimata di tutti gli utenti sarà disponibile anche l’accesso diretto attraverso il vecchio link https://webmail.unimib.it.

 

Posso modificare il nome utente? GMail consente di modificare il nome che viene visualizzato quando invii email, ma non puoi modificare l'indirizzo. Ad esempio, puoi cambiare "Patito dello sport" patitodellosport@gmail.it in "Roberto" patitodellosport@gmail.it. La procedura è descritta qui: https://support.google.com/mail/answer/8158?hl=it.

 

Voglio presentarmi verso l’esterno dell’Ateneo con un indirizzo diverso da quello di default. Come posso fare? Se vuoi cambiare l’indirizzo di uscita dalla tua casella leggi qui: https://support.Google.com/mail/answer/22370?hl=it. Impostando i tuoi alias come mittenti puoi scegliere di volta in volta quale usare.

 

La password per utilizzare i servizi sarà la stessa che uso per i servizi dell’Ateneo? Sì, utilizzerai la tua password di Ateneo perché tutti i servizi G Suite for Education si appoggiano sui nostri sistemi di autenticazione.

 

Come si fa il cambio password? Per cambiare la password va usata la consueta procedura raggoiugngibile direttamente al seguente indirizzo.

 

Posso delegare altri utenti all'uso della mia mailbox o del mio calendario? La delega ad altri utenti per l’accesso alla propria casella o calendario è possibile, ed è certamente lo strumento più appropriato piuttosto che comunicare la propria password.
Si veda la pagina di documentazione a riguardo https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=it.

 

Come faccio ad accedere a una casella di cui sono delegato?

L'accesso a una casella per cui si possiede una delega avviene selezionando il nome della casella dall'elenco visualizzabile cliccando sull'icona del profilo utente GMail (in alto a destra nella finestra del browser, come mostrato in figura). L'accesso alla casella avverrà automaticamente in una nuova finestra di browser, senza bisogno di inserire alcuna password.

Elenco caselle di struttura delegate

 

Come attivo l’inoltro automatico? Posso inoltrare automaticamente i messaggi Gmail a più di un account?

La procedura per la configurazione dell’inoltro automatico si trova a questa pagina: https://support.google.com/mail/answer/10957?source=gsearch&hl=it.

Puoi inoltrare automaticamente tutti i messaggi a solo un account, come descritto alla voce Configurazione dell'inoltro automatico.

Per inoltrare le email a più account, utilizza la procedura descritta Inoltro solo di alcuni tipi di messaggi per creare filtri per l'inoltro di messaggi a diversi account (è necessario configurare un filtro per ogni indirizzo di inoltro).

Gli indirizzi di inoltro devono essere comunque aggiunti nella relativa sezione Inoltro, in cui verranno visualizzati con l’opzione Disattiva inoltro.

Nota: puoi creare fino a 20 filtri per l'inoltro ad altri account.

 

Qual è lo spazio disponibile nella mia casella di posta? E per i miei documenti in cloud? Lo spazio di archiviazione è illimitato, sia per le email che per i documenti.

 

Cosa succede quando sono offline, o in aereo, o in posti dove non c’è connettività? Usando il browser Chrome è possibile attivare la modalità offline per accedere a posta, contatti, calendari e ai documenti salvati su Google Drive. Eventuali modifiche effettuate offline saranno sincronizzate nel momento in cui il dispositivo tornerà online. Nel caso della posta elettronica, la modalità offline archivia localmente solo gli ultimi 30 giorni: https://support.google.com/mail/answer/1306847?hl=it.

 

Posso fare il forward della mia casella di Ateneo (istituzionale; es. mario.rossi@unimib.it) verso la mia casella personale (es. mario789@yahoo.it) o viceversa? Sì, le istruzioni sono alla pagina https://support.Google.com/mail/answer/10957?hl=it

 

Programmi per la posta elettronica e browser (es. Chrome)
Potrò continuare a usare lo stesso programma che uso adesso per la posta elettronica? Certo, Google è perfettamente compatibile con i protocolli standard POP e IMAP:
https://support.Google.com/mail/troubleshooter/1668960?hl=it&ref_top

È però consigliato l'accesso via web con un browser quale il client Chrome, in particolare su PC, telefoni e tablet. Per Android, iOS e Windows Phone ci sono app che permettono di accedere a Google in modo nativo.

Trovi la documentazione in merito all’utilizzo di client email con IMAP e POP a questa pagina: https://support.Google.com/mail/topic/3398031?hl=it&ref_topic=339446

Esiste un plug-in per l’utilizzo delle caselle in Outlook:
https://support.Google.com/a/users/answer/153871?hl=it

In questa pagina sono elencate le incompatibilità tra Outlook e i server di Google.

Rispetto al calendario di Google invece altre indicazioni su cosa è o non è supportato sono rintracciabili alla pagina: https://support.Google.com/a/users/answer/156466?hl=it&ref_topic=28400

 

Come si gestiscono più profili nel client Chrome? Se hai più di un account sulla piattaforma Google ti consigliamo di gestire più profili utente nel tuo client Chrome.
Ecco come fare: https://support.google.com/chrome/answer/2364824?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=it

 

Ho deciso di non usare il client Chrome (o un altro browser) perché voglio usare un client IMAP e SMTP: quali sono i parametri di configurazione?

Per abilitare l'accesso via client al proprio account GMail, è necessario prima di tutto consentire alle app meno sicure di accedere al tuo account. Per sapere come fare consulta la documentazione a questa pagina:
https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=it

Inoltre, è necessario avere abilitato IMAP dalla relativa pagina di impostazioni della propria casella GMail, selezionando la voce Inoltro e POP/IMAP e spuntando la voce Attiva IMAP nella sezione Accesso IMAP, come mostrato in figura:

Attivazione IMAP

La documentazione in merito all’utilizzo di vari client email con IMAP si trova alla pagina:
https://support.Google.com/mail/topic/3398031?hl=it&ref_topic=339446

Parametri di configurazione

Server posta in arrivo (IMAP; è richiesto SSL):

  • imap.gmail.com
  • Porta: 993
  • Richiede SSL: sì

Server posta in uscita (SMTP; è richiesto TLS o SSL):

  • smtp.gmail.com
  • Richiede SSL: sì
  • Porta: 465 o 587
  • Richiede l'autenticazione: sì

Informazioni per l'accesso:

  • Nome completo o nome visualizzato: [il tuo nome]
  • Nome account o Nome utente: il tuo indirizzo Gmail completo (nome.cognome@unimib.it)
  • Indirizzo email: il tuo indirizzo Gmail completo (nome.cognome@unimib.it)
  • Password: la tua password di Ateneo

 

Come si attivano/disattivano le visualizzazioni “per conversazione” dal client web GMail? https://support.Google.com/mail/answer/5900?hl=it

 

Come configuro il mio Smartphone Android per accedere alla posta GMail Bicocca? Per poter accedere alla posta di Bicocca sul proprio Smartphone è prima necessario aggiungere l'account Google/Unimib come descritto nella relativa pagina di documentazione:

https://support.google.com/nexus/answer/2840815?hl=it.

Una volta eseguito questo passaggio, il client GMail dello Smartphone sarà automaticamente configurato per leggere la casella GMail Bicocca, in aggiunta al proprio account GMail privato.
Le configurazioni di GMail per Android sono descritte qui:

https://support.google.com/mail/answer/6562?co=GENIE.Platform%3DAndroid&hl=it

 

Come configuro il mio Smartphone Apple per accedere alla posta GMail Bicocca? Per poter accedere alla posta di Bicocca sul proprio Smartphone Apple si può installare l'app ufficiale Gmail dallo store e seguire la documentazione per la configurazione:

https://support.google.com/accounts/answer/6390156?hl=it.
Informazioni logistiche e tecniche
Dove risiede fisicamente la posta dell’Ateneo? I server Google resteranno nel nostro datacenter? I server Bicocca sono localizzati nei datacenter di Milano; a migrazione avvenuta, invece, i server Google saranno localizzati nei datacenter di Google distribuiti a livello mondiale per motivi di affidabilità (i tre Europei sono in Finlandia, Belgio ed Irlanda). Ogni dato sarà presente contemporaneamente in almeno 3 datacenter consentendo di offrire una disponibilità del 99.98%. I servizi di posta, compresi quelli aggiuntivi, continueranno a funzionare da qualsiasi parte del mondo.

 

I server di posta saranno comunque gestiti internamente in Ateneo? Certamente, per tutto quello che riguarda la parte gestionale/applicativa dei servizi e dei nostri utenti. Non ci dovremo però più occupare dell'hardware o del loro sistema operativo.

 

Vengono effettuati i backup della posta elettronica e degli altri servizi Google? La piattaforma G Suite non offre un sistema di backup dei dati. Per tutte le mail e i documenti valgono le seguenti condizioni di conservazione:
  • in nessun caso messaggi e documenti saranno cancellati, a meno che non vengano spostati nel cestino
  • un messaggio o un documento spostato nel cestino rimane comunque disponibile per i successivi 30 giorni
  • un messaggio o un documento eliminato in modo permanente dal cestino non è più recuperabile.

Per approfondire la documentazione in merito: https://support.Google.com/a/answer/112445?hl=it&ref_topic=1355151

NOTA: i documenti salvati in Google Drive, anche se sovrascritti, possono essere recuperati per 30 giorni, in tutte le versioni intermedie. Sui documenti creati con la suite di prodotti Google è possibile usare il comando “annulla” senza limiti temporali.

 

Quali sono i limiti di invio della mia casella di posta? https://support.Google.com/a/answer/166852?hl=it

 

Quali sono i limiti in ricezione della mia casella di posta? https://support.Google.com/a/answer/1366776?hl=it

 

Quali sono i limiti sugli allegati? https://support.Google.com/mail/answer/6590?hl=it

 

Accesso ai dati da parte dell'amministratore dei servizi Si vedano le policy di accesso ai servizi Google stilate dall’Ateneo, oltre ai termini di servizio per la parte Google:
https://support.Google.com/accounts/answer/181692?hl=it&ref_topic=28
G Suite for Education e app disponibili
Quali sono le possibilità native di collaboration disponibili su Google? Qualche esempio: con la suite Google for Education sarà possibile effettuare videoconferenze con altre persone, creare e condividere dei materiali (“Documenti”, “Fogli” e “Presentazioni”, gli analoghi rispettivamente di Word, Excel e PowerPoint del pacchetto Microsoft Office) e modificarli in modo collaborativo. Tutto utilizzando un semplice browser sul proprio dispositivo, senza che sia necessario installare software ulteriore.

 

La collaborazione con strumenti nativi di Google sarà possibile solo tra utenti interni all’Ateneo? No: sarà possibile coinvolgere utenti esterni. Sarà sufficiente che tutte le persone coinvolte abbiano un account Google, anche di tipo gratuito (“consumer”).

 

Google Drive Google Drive è uno spazio che potremo condividere con altri, anche esterni, ed è sui server di Google. Uno dei vantaggi è che i documenti salvati su Google Drive possono essere consultati da qualsiasi dispositivo - PC, smartphone, tablet - anche dall'esterno.
Include spazio di memorizzazione illimitato e supporto per file individuali con dimensione massima di 5 TB.

 

Hangouts Hangouts è un software di messaggistica istantanea che consente di mettere in contatto audio e video due o più utenti. Il servizio è accessibile online attraverso i siti web di Gmail o Google+ e direttamente all’indirizzo https://hangouts.google.com/?hl=it, o tramite applicazioni mobili disponibili per Android e iOS (distribuite in sostituzione delle applicazioni di Google Talk).

 

Supporto
Dove trovo la documentazione per l'utilizzo dei nuovi sistemi? Le innovazioni in Google sono molto frequenti e un’accurata documentazione interna preparata oggi potrebbe presto diventare obsoleta. Abbiamo perciò scelto di adottare in gran parte la documentazione ufficiale multilingue di Google disponibile in rete, così come i corsi ufficiali: http://learn-it.Googleapps.com.

 

A chi posso rivolgermi per chiedere aiuto sull’utilizzo delle Google Apps? Tutto il personale dell'Ateneo è invitato agli incontri di formazione che si terranno a ciclo continuo durante le settimane della migrazione; per qualsiasi richiesta di supporto valgono i consueti canali offerti dal Service Desk di Ateneo.

  
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- ultimo aggiornamento di questa pagina 04/07/2017