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Accorgimenti tecnici a supporto di eventi
vconf@unimib

Riportiamo di seguito alcune accortezze che suggeriamo di tenere in considerazione nella fase di preparazione e nel corso di eventi organizzati presso l'Ateneo.

Sono aspetti a cui spesso non si pensa, ma tutti i punti elencati derivano da situazioni verificatesi sul campo, alcune sono risultate bloccanti, altre sono state ulteriormente amplificate dalla trasmissione in streaming.

Recuperare un PC due minuti prima dell'inizio di un evento, NON è mai una buona idea, leggendo i punti sottostanti potrete comprendere il perchè ed immaginare cosa abbia comportato non averci pensato prima.

Raccogliendo questi elenchi speriamo di esservi stati d'aiuto, evitando magari qualche situazione problematica.

PC PER LA PRESENTAZIONE DI MATERIALE IN FORMATO ELETTRONICO

Se nel corso dell’evento si intende utilizzare un PC per la proiezione di materiale elettronico, assicurarsi:

  • di conoscere la password di accesso (meglio se di amministratore del computer)
  • di disattivare le funzionalità di risparmio energetico e di avvio automatico dello screen saver
  • che siano installati tutti i programmi necessari alla presentazione (non è detto sia una presentazione PowerPoint, verificare sempre quale materiale sara' presentato; nel caso di video o di tracce audio dotarsi di un cavo per il collegamento all'impianto di amplificazione sonora)
  • di avere un eventuale adattatore per cavo VGA (indispensabile per i sistemi MAC e per i PC senza uscita VGA)
  • di sapere come attivare la visualizzazione sull'uscita video esterna del PC (e come modificare la risoluzione di visualizzazione in caso di necessità)
  • di disattivare eventuali programmi di messaggistica (onde evitare di ricevere messaggi istantanei durante l’evento)
  • di potersi connettere ad Internet (nel caso la navigazione sia necessaria)
    (contattare per tempo il proprio Referente Informatico di Struttura perchè si attivi a tale scopo)
  • di disattivare la scheda wi-fi del PC nel caso non serva connettersi alla rete
    (onde evitare la comparsa di continui pop-up di notifica di individuazione di reti wireless)
  • di effettuare preventivamente gli aggiornamenti di sistema o di disabilitarli temporaneamente
    (onde evitare la comparsa di notifiche di aggiornamenti disponibili)
  • (opzionale) di sostituire lo sfondo del desktop rimuovendo quello standard (usare uno sfondo monocromatico o contenente il logo dell'ente organizzatore)
  • (opzionale) di spostare temporaneamente tutte le icone personali presenti sul desktop (e' sufficiente muoverle temporaneamente in una cartella tra i documenti)
  • (opzionale) di raccogliere tutto il materiale elettronico in presentazione in una cartella sul desktop
  • (opzionale, ma non troppo) meglio cogliere l'occasione per dare una pulita allo schermo e magari anche alla tastiera del portatile (esistono prodotti ad hoc, chiedete al Referente Informatico di Struttura), i vostri relatori sicuramente apprezzeranno.

In ogni caso provare il PC con qualche giorno di anticipo, cercando di farsi consegnare preventivamente il materiale che verrà presentato (anche in una versione non definitiva), ciò è utile per verificare se i caratteri scelti non risultino troppo piccoli per la sala, se i colori non vengano falsati dal proiettore, ...

RELATORI
  • Ricordare ai relatori di utilizzare i microfoni: non conta quanto alta sia la loro voce e se risultino udibili in sala, solo quanto acquisito dai microfoni viene trasmesso in streaming
  • Suggerire ai relatori di tenere i microfoni ad una distanza di 15-20 cm (più o meno corrispondente ad una spanna)
  • Suggerire ai relatori di spegnere o impostare a "modalità aereo" o tenere distante dal microfono in uso il proprio telefono cellulare
  • Suggerire ai relatori di limitare gli spostamenti (sul palco, lungo la cattedra, ...): riprese video che ne inseguino i movimenti o fisse a campo largo, compromettono la qualità dello streaming. In ogni caso, in queste situazioni è necessario dotare preventivamente i relatori di radio microfoni.
  • Qualora sia prevista la proiezione di materiale elettronico da un PC posto sul podio, verificare con i relatori la consuetudine di indicare direttamente sullo schermo di proiezione le informazioni o l'intenzione di rimanere rivolti verso il pubblico (l'indicazione sullo schermo comporta che il relatore dia le spalle ai microfoni posti sul podio e che l'acquisizione dell'audio diventi particolarmente problematica. In questi casi è importante dotare preventivamente i relatori di radio microfoni)
  • Qualora siano previste domande da parte del pubblico, anche queste andranno fatte ad un microfono. E' opportuno definire a priori le modalità con cui si svolgeranno (domanda-risposta, gruppo di domande-risposta, ...) ed identificare chi si occuperà di porgere i microfoni in sala.
    Nel caso non fosse possibile far porgere la domanda ad un microfono, prima di procedere con la risposta i relatori dovrebbero ripeterla, in modo da far comprendere tanto al pubblico in sala, quanto a quello collegato in streaming, il senso dell'intervento
  • Qualora relatori, o ospiti esterni all'Ateneo, necessitino del collegamento ad Internet, è necessario comunicare con sufficiente anticipo l'esigenza al proprio Referente Informatico di Struttura, affinchè si attivi per la generazione delle credenziali di autenticazione e per le necessarie configurazioni
  • Eventuali relatori in collegamento remoto in videoconferenza dovranno collegarsi con ragionevole anticipo (di volta in volta concordato) rispetto all'orario previsto in agenda per il loro intervento

  • Qualche dubbio su come debba essere una presentazione? Provate a consultare i suggerimenti presenti qui:
    http://www.mestierediscrivere.com/articolo/presentazione
    http://www.slideshare.net/mrcoryjim/tedx-presentation-design-tips-ep?from_search=11
    http://www.slideshare.net/itseugene/7-tips-to-beautiful-powerpoint-by-itseugenec
ORGANIZZAZIONE/VIDEOCONFERENZA/STREAMING
  • Dare, oralmente o per iscritto a tutti i partecipanti (relatori e pubblico), un'informativa ex art. 13 D.Lgs. n. 196/2003 delle riprese video e della trasmissione in diretta streaming. Allo scopo e' possibile utilizzare il seguente modulo di informativa.
  • Consegnare al personale addetto l'agenda completa dell'evento ed eventuale materiale da trasmettere in streaming e/o proiettare in sala durante i momenti di pausa (es. in attesa dell'inizio dell'evento, durante eventuali break, ...)
  • Indicare al personale addetto come si svolgerà l'evento, dove interverranno i relatori, in modo da definire le inquadrature ed assicurare l'acquisizione dell'audio con microfoni adeguati
  • Non tutte le sale sono attrezzate con telecamere per la ripresa del pubblico, qualora la trasmissione in streaming degli interventi sia uno dei requisiti, verificare con il personale addetto l'adeguatezza della sala
  • Le statistiche di collegamento allo streaming dell'evento devono essere richieste con congruo anticipo (solo per eventi organizzati negli spazi congressi)

 

Informare repentinamente il personale addetto di qualsiasi cambio di programma: una piccola variazione potrebbe avere ripercussioni rilevanti su riprese video, proiezione in sala, acquisizione audio e streaming

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- ultimo aggiornamento di questa pagina 08/02/2017