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Pubblicazione di documenti all'Albo On-Line
1 - Oggetto ed ambito di applicazione
  1. Le presenti linee guida disciplinano l’organizzazione e la gestione dell’Albo on-line (d’ora in avanti: Albo) di Ateneo, nonchè le modalità di pubblicazione sul sito web di Ateneo degli atti e provvedimenti dell’Università degli Studi di Milano-Bicocca ai sensi dell’art. 32 della legge 18 giugno 2009 n. 69 e s.m.i., nel rispetto dei principi di trasparenza, imparzialità ed economicità dell’azione amministrativa.
  2. La pubblicazione degli atti e dei provvedimenti garantisce:

a)     la pubblicità legale;

b)    l’efficacia degli atti, se non sia prevista la notificazione o la comunicazione individuale;

c)     la certezza degli effetti giuridici dell’atto, ai fini della decorrenza dei termini di impugnazione;

d)    la trasparenza dell’attività amministrativa.

      3.  L’Albo è unico per tutto l’Ateneo ed è valido per l’Amministrazione Centrale, e per le Strutture Didattiche, di Ricerca e di Servizio  facenti parte dell’unica Area Organizzativa Omogenea denominata “Università degli Studi di Milano-Bicocca” .

2 - Definizioni

Si definiscono:

a)     Albo on-line: l’Albo ufficiale dell’Università degli Studi di Milano-Bicocca, spazio accessibile dalla pagina iniziale del sito web istituzionale di Ateneo, www.unimib.it, nel quale sono pubblicati i documenti relativi ad atti e provvedimenti che, in base all’ordinamento o per scelta dell’Ateneo, sono resi potenzialmente conoscibili a chiunque;

b)    Area Organizzativa Omogenea: insieme di unità organizzative dell’Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali;

c)     Diritto all’oblio: diritto dell’interessato a ottenere la cancellazione dei dati personali diffusi on-line che lo riguardano e la rinuncia a un’ulteriore diffusione di dati nel caso in cui vi sia un sacrificio non proporzionato dei diritti dell’interessato in presenza di provvedimenti risalenti nel tempo e che hanno raggiunto le finalità perseguite;

d)    Estratto: copia testuale di alcuni elementi del documento; è autentico se viene munito di contrassegni di autenticità;

e)     Referta: certificazione di avvenuta pubblicità legale di un documento;

f)     Responsabile della pubblicazione all’Albo: persona fisica che si occupa della gestione coordinata dei contenuti e delle informazioni on-line, vigilando sulla presenza di un contenuto obsoleto oppure sulla non corrispondenza delle informazioni presenti sul sito e quelle contenute nei provvedimenti originali;

g)    Responsabile del Procedimento Amministrativo: persona fisica individuata quale responsabile dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente a un procedimento amministrativo, nonché eventualmente, dell’adozione del provvedimento finale;

h)    Unità Organizzativa Responsabile: ufficio individuato come sottoinsieme dell’organizzazione al quale afferisce il Responsabile di un Procedimento Amministrativo.

3 - Atti destinati alla pubblicazione
  1. Sono di norma pubblicati all’Albo tutti gli atti o documenti che per disposizioni di legge, di regolamento o ad altro titolo, devono essere resi noti mediante affissione ufficiale, per la durata stabilita nelle predette norme.
  2. Nella tabella inserita nell’allegato B sono descritti i documenti e le informazioni soggetti a pubblicazione all’Albo.
  3. Eventuali richieste di pubblicazione all’Albo provenienti da parte di terzi sono valutate caso per caso dal Responsabile della pubblicazione all’Albo ai soli fini della diffusione sul sito web istituzionale
  4. Gli atti sono, di norma, pubblicati nel loro integrale contenuto, comprensivi di tutti gli allegati. In deroga al principio di integralità di cui sopra, qualora la tipologia e/o la consistenza e/o il numero degli atti da pubblicare, anche se contenuti su supporto informatico, non ne consentano l’integrale pubblicazione all’Albo, la pubblicazione informatica dovrà dare atto che tutti gli allegati siano depositati presso l’Ufficio dal quale promana l’atto oggetto di pubblicazione, presso il quale gli stessi sono consultabili integralmente ovvero collocati in altre sezioni del sito web dell’Ateneo. Gli atti possono essere pubblicati anche con le modalità indicate al paragrafo 4 punto 2 lettere b) e c)
4 - Competenze e responsabilità
  1. Le pubblicazioni sull’Albo sono affidate all’Ufficio dell’Amministrazione preposto  alla gestione del protocollo informatico, a cui sono attribuiti:

a)     il rispetto delle modalità e dei tempi di pubblicazione dei documenti;

b)    la conservazione del repertorio dell’Albo;

c)     la trasmissione all’Unità Organizzativa Responsabile del Procedimento (UOR) della dichiarazione di regolare pubblicazione (referta) contenente l’indicazione dei giorni nei quali il documento è stato pubblicato, nonché la data e il numero di registrazione a repertorio.

d)    il rilascio della referta di avvenuta pubblicazione, e trascorso tale termine, della rimozione dei documenti dall’Albo, per garantire il diritto all’oblio degli interessati.

     2.   Il responsabile del procedimento amministrativo garantisce la correttezza dell’atto amministrativo, verifica la regolarità tecnica degli atti pubblicati, ed individua la forma di pubblicazione più idonea fra le seguenti:

a)     integrale, comprensiva degli eventuali allegati;

b)    per estratto (o “omissis”), se risulta necessario proteggere alcuni dati personali;

c)     mediante avviso, se risulta necessario rinviare ad altro documento già oggetto di pubblicazione.

    3.   La responsabilità della corretta tenuta dell’Albo è attribuita al Responsabile del Servizio Archivistico, che provvede a garantire la pubblicazione degli atti entro le scadenze e nel rispetto dei principi fissati dalle presenti linee guida; il Responsabile del Servizio Archivistico può designare in propria vece, con apposita disposizione, il dipendente che, nell’ambito delle attribuzioni della sua qualifica, curi le affissioni e le defissioni degli atti.

   4.   L’Università si impegna ad attuare le misure di sicurezza e quelle atte a evitare interruzioni del servizio, in conformità a quanto disposto dalla normativa vigente.

5 - Modalità di pubblicazione
  1. La pubblicazione all’Albo è centralizzata presso l’Ufficio Protocollo e, per le UOR appartenenti alla AOO, avviene attraverso il sistema di gestione informatica dei documenti secondo le seguenti modalità:

a)     nel caso di richiesta di pubblicazione integrale del documento il Responsabile del Procedimento Amministrativo o un suo incaricato dovrà far pervenire la richiesta almeno il giorno lavorativo antecedente, indicando nella pagina “annotazioni” della scheda del documento gli elementi obbligatori della pubblicazione; provvederà poi ad attribuire la visibilità della scheda del documento al Settore Protocollo e Archivio Generale attraverso il sistema di gestione documentale. Decorso il periodo di pubblicazione, il Responsabile della pubblicazione all’Albo inserirà nella pagina “annotazioni” della scheda del documento la referta di pubblicazione, attribuendone visibilità al Responsabile del Procedimento Amministrativo.

b)    nel caso in cui la pubblicazione del documento debba avvenire per estratto, il Responsabile del Procedimento Amministrativo, dopo la registrazione del documento, inserirà nella pagina “annotazioni” della scheda del documento i dati obbligatori ai fini della pubblicazione e procede con le medesime modalità previste nel punto a).

Le UOR non appartenenti alla AOO invieranno il documento in formato pdf esclusivamente via e-mail all’indirizzo protocollo@unimib.it con l’indicazione dei dati obbligatori ai fini della pubblicazione.

   2.   il documento repertoriato è pubblicato sul sito web di Ateneo in apposita pagina dedicata all’Albo, accessibile via web 24 ore su 24. In caso di interruzione del servizio, la pubblicazione sarà prolungata per un periodo di tempo pari alla durata dell’interruzione.

   3.    E’ sempre necessario far pervenire al Settore Protocollo e Archivio Generale copia conforme del documento pubblicato per la conservazione dello stesso al repertorio dell’Albo.

   4.   In base al Decreto Legislativo n. 196/2003, fermo restando il divieto di diffusione dei dati idonei a rilevare lo stato di salute, la pubblicazione di documenti che contengono dati personali, compresi quelli sensibili e giudiziari, avviene nel rispetto dei principi di necessità, correttezza, esattezza, completezza, indispensabilità, pertinenza e non eccedenza.

   5.   I documenti da pubblicare devono essere redatti, a cura del Responsabile del Procedimento Amministrativo, nel rispetto dei principi di cui al precedente punto 4 e così trasmessi all’ufficio che cura la pubblicazione all’Albo.

6 - Durata della pubblicazione
  1. La durata della pubblicazione è disposta dal Responsabile del Procedimento Amministrativo; in mancanza la durata minima della pubblicazione è di giorni quindici.
  2. Il computo dei giorni decorre dal giorno successivo alla data di pubblicazione; se l’ultimo giorno coincide con un giorno festivo, il termine di pubblicazione scade il primo giorno lavorativo utile.
  3. Per motivate esigenze, il Responsabile del Procedimento Amministrativo può richiedere un periodo di pubblicazione di durata maggiore, fino a un massimo di sessanta giorni, o di durata minore, fino a un minimo di cinque giorni.
7 - Elementi obbligatori della registrazione
  1. Gli elementi obbligatori per la registrazione nel repertorio dell’Albo sono i seguenti:

a)   data e numero di registrazione nel repertorio, assegnato automaticamente dal sistema;

b)  data di pubblicazione;

c)   data di scadenza di pubblicazione;

d)  denominazione dell’Area Organizzativa Omogenea;

e)   Unità organizzativa responsabile richiedente la pubblicazione (Responsabile del Procedimento);

f)   oggetto del documento;

g)  numero degli allegati;

h)  documento o documenti informatici pubblicati;

   2.   Il numero di repertorio, la data di pubblicazione, la data iniziale di pubblicazione, la data finale di pubblicazione, l’oggetto, e la denominazione dell’ente e dell’Area Organizzativa Omogenea costituiscono la segnatura del documento pubblicato all’Albo.

   3.   La segnatura deve essere associata ai documenti in forma permanente non modificabile.

8 - Annullamento di una registrazione
  1. Nel caso in cui si renda necessario l’annullamento di una pubblicazione, il Responsabile del Procedimento Amministrativo deve provvedere a motivare tale annullamento con le medesime modalità previste nel punto 5.1.  
  2. La formula “errata corrige” non è ammessa. In caso di errori, il documento deve essere corretto e nuovamente pubblicato, previo annullamento della precedente registrazione. Il computo dei giorni di pubblicazione si calcola dalla data di nuova pubblicazione.
  3. La registrazione è annullata nel repertorio apponendo la dicitura “annullato” in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza, indicando la data di annullamento, il nome del Responsabile del Procedimento Amministrativo e gli estremi della richiesta.
  4. Il documento errato, la cui repertoriazione è stata annullata, e sul quale va apposta la dicitura “annullato”, resta pubblicato all’Albo fino alla scadenza dei termini di pubblicazione precedentemente assegnati.
9 - Formati per la pubblicazione e per la conservazione
  1. Nell’Allegato A sono individuati i formati di file idonei alla pubblicazione in maniera tale da garantire, attraverso idonee procedure da aggiornare con il progresso tecnologico, la non modificabilità da parte di terzi.
  2. Il Responsabile del Procedimento Amministrativo assicura la conformità del documento cartaceo al suo esemplare digitale.
  3. E’ assicurata la conservazione a lungo termine dei documenti digitali pubblicati, in modo da mantenere nel tempo prova della loro autenticità, integrità, immodificabilità e intellegibilità.
10 - Adempimenti e Referta di pubblicazione
  1. Il sistema di gestione documentale assicura il ritiro automatico dei documenti dall’Albo on-line quando è terminato il rispettivo periodo di pubblicazione.
  2. Terminato il periodo, il Responsabile della pubblicazione all’Albo trasmette senza ritardo il documento pubblicato, con annessa referta di pubblicazione, al Responsabile del Procedimento Amministrativo o alla Unità Organizzativa Responsabile richiedente.
  3. La referta, che coincide con l’annotazione apposta nella scheda del documento all’interno del sistema di gestione documentale, contiene la dichiarazione di regolare avvenuta pubblicazione, l’indicazione del periodo di pubblicazione e il numero di repertorio.
11 - Registro di emergenza
  1. Se non è possibile utilizzare la procedura informatica, il Responsabile della pubblicazione all’Albo utilizza un repertorio di emergenza.
  2. Nel repertorio di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema e il numero delle registrazioni effettuate, identificabili in maniera univoca, per ogni giorno di interruzione.
  3. Quando le funzionalità del sistema vengono ripristinate, le informazioni che riguardano i documenti pubblicati attraverso il registro di emergenza sono inserite nel sistema informatico con una funzione di recupero dei dati.
  4. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di repertorio del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
12 - Conservazione e scarto delle registrazioni e dei documenti pubblicati
  1. Le modalità di gestione e conservazione del repertorio dell’Albo e dei documenti pubblicati sono descritte nel manuale di gestione.
  2. I documenti pubblicati e le referte sono eliminati dopo due anni interi dall’avvenuta pubblicazione, nel rispetto della procedura di scarto e con riferimento al proprio piano di conservazione o “massimario di selezione”.
  3. Ai fini dell’accesso e ai fini probatori, i documenti e gli eventuali estratti pubblicati con annesse referte sono conservati nel rispettivo fascicolo a cura del Responsabile del Procedimento, nel rispetto dei tempi stabiliti nel piano di conservazione.
  4. La procedura di conservazione inizia contestualmente alla procedura di pubblicazione.
13 - Diritto all’oblio
  1. La pubblicazione degli atti è effettuata limitatamente al periodo previsto dall’ordinamento, per rispettare i principi di necessità, di proporzionalità, di temporaneità, di pertinenza e non eccedenza e per garantire il diritto all’oblio.
  2. Il sistema di gestione documentale impedisce l’indicizzazione e la ricerca ubiquitaria tramite motori di ricerca esterni, attraverso l’adozione di formati idonei e di accorgimenti tecnici in grado di assicurare l’effettiva cancellazione di esemplari del documento pubblicato, anche se presente in archivi temporanei di non diretta disponibilità dell’amministrazione che lo ha pubblicato.
14 - Visione degli atti e rilascio copie
  1. Per la visione del documento originale occorre rivolgersi al Responsabile del Procedimento che lo ha prodotto, o presso il Settore Protocollo e Archivio Generale per quelli pervenuti all’Ente.
  2. Per il rilascio di eventuali copie si applicano le disposizioni previste per l’accesso agli atti ex L. 241/1990.
15 - Il repertorio dell’Albo
  1. Il repertorio dell’Albo consiste in un registro contenente la descrizione dei dati di efficacia probatoria, che comprende gli elementi obbligatori descritti all’art. 8 ed è associato al sistema di protocollo informatico.
  2. Il numero di repertorio dell’Albo è un progressivo costituito da sette cifre numeriche.
  3. Il repertorio ha validità annuale, dal 01 gennaio al 31 dicembre.
16 - Entrata in vigore
  1. Le presenti linee guida entrano in vigore il quindicesimo giorno successivo alla data di pubblicazione all’Albo di Ateneo.
  2. Dalla data di entrata in vigore delle presenti linee guida cessano di avere efficacia le previgenti disposizioni regolamentari interne emanate in materia.
  3. Per tutto quanto non specificamente previsto dalle presenti linee guida, trova applicazione la normativa vigente in materia.
17 - Allegati
  1. Fanno parte integrante delle presenti linee guida l’allegato “A” – Elenco dei formati idonei alla pubblicazione e alla diffusione, e l’allegato “B” – Documenti soggetti a pubblicazione all’Albo on line.

  
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- ultimo aggiornamento di questa pagina 16/09/2014