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Regolamento per le Missioni in vigore dal 01.01.2016
ARTICOLO 1 - Definizioni

Missione è la prestazione di un’attività svolta nell’interesse istituzionale dell’Ateneo al di fuori della sede abituale di servizio, da parte di persone che abbiano l’indispensabile idoneità a portarla a pieno compimento.
Responsabile è colui, Dirigente o Direttore di Dipartimento, legittimato ad autorizzare l’espletamento della missione.
Rimborso spese è il rimborso dei costi sostenuti per le missioni, ai sensi del presente regolamento.

ARTICOLO 2 – Modalità di rimborso spese

Per le missioni in Italia è previsto il rimborso analitico delle spese di viaggio, vitto, alloggio, di alcuni servizi, nei limiti e secondo le modalità precisate negli artt.10 e 12.
Non è prevista alcuna indennità.
Per le missioni all’estero sono previste due modalità di rimborso:
il rimborso analitico delle spese di trasferta oppure il rimborso alternativo che prevede  oltre al rimborso delle spese di viaggio, la corresponsione di una somma forfettaria aggiuntiva secondo le modalità precisate nell’ art. 12.
Per ogni viaggio è ammessa la scelta di un solo criterio di rimborso.

ARTICOLO 3 – Sede di servizio

Per sede di servizio del personale universitario si intende il territorio del comune o città metropolitana in cui è compresa la sede della struttura di appartenenza oppure ove il soggetto opera anche in caso di congedi o aspettative, in forza di assegnazione da parte degli organi di governo, di afferenza, di vincolo contrattuale o di svolgimento delle attività di formazione, di ricerca o di servizio da cui deriva la qualifica di soggetto appartenente al personale universitario.
Nel caso di struttura dotata di più sedi, per sede di servizio si intende quella che viene stabilita con atto formale da parte dell’Ateneo.
Se la località della missione corrisponde al Comune o città metropolitana in cui l’interessato ha la propria sede di servizio o dimora abituale, non sono riconosciute le spese di missione sostenute, tranne il rimborso documentato dei biglietti dei mezzi di trasporto urbano.
La definizione di sede di servizio non si applica ai relatori esterni residenti sul territorio comunale o città metropolitana chiamati a svolgere attività seminariali per i quali compete il rimborso complessivo di vitto e viaggio.

ARTICOLO 4 – Ambito di applicazione

Il presente regolamento disciplina le modalità di conferimento degli incarichi di missione ed il trattamento economico di rimborso delle spese per le seguenti categorie di personale:

1. Professori di I e II fascia, ricercatori sia a tempo indeterminato che determinato anche in congedo o aspettativa per motivi di studio e ricerca;
2. Dirigenti o titolari di funzioni equiparate;
3. Personale amministrativo, tecnico, collaboratori linguistici e ausiliari sia a tempo indeterminato che determinato;
4. Dipendenti di altre amministrazioni pubbliche inseriti in programmi di ricerca, di mobilità o altre attività, con liquidazione della spesa su fondi specifici;
5. Componenti di organi di governo dell’Ateneo; membri di commissioni;
6. Relatori invitati in occasione di congressi, simposi, lezioni ed attività seminariali;
7. Titolari di assegni di ricerca, dottorandi, specializzandi, borsisti e studenti;
8. Collaboratori esterni per lo svolgimento di attività al di fuori della prestazione dovuta per specifici incarichi da effettuare al di fuori della sede stabilita per la prestazione, purché il corrispettivo pattuito non sia già comprensivo di ogni e qualsiasi spesa da sostenere per portare a termine l’incarico;
9. Personale estraneo alle Amministrazioni qualora sia preventivamente inserito in programmi di ricerca.
10. Relatori che intervengono in occasione di scambi culturali, congressi, simposi, tavole rotonde, lezioni ed altre manifestazioni riferibili a fini istituzionali.
11. Professori a contratto

Al personale di cui ai punti 1), 2), 3), 4) competono il trattamento di missione e il rimborso spese. Al personale di cui al punto 5) spetta il trattamento di missione così come previsto dalla normativa vigente se assimilato a lavoro dipendente, mentre spetta il solo rimborso spese se personale esterno non dipendente. Al personale di cui ai punti 6) 7), 8), 9) 10) e 11) spetta il rimborso delle sole spese

ARTICOLO 5 – Orario di lavoro in missione

Ai fini del computo del servizio prestato in missione, verrà considerato l’orario ordinario salvo il caso in cui le ore effettivamente lavorate siano superiori all’orario di lavoro previsto per la giornata in questione. In tal caso l’eccedenza oraria sarà riconosciuta come straordinario/recupero così come previsto dalla normativa vigente in materia. A tal fine non saranno tenuti in considerazione i tempi di viaggio relativi all’andata ed al ritorno che andranno dichiarati nell’apposito modulo di missione da consegnare/spedire in copia all’Ufficio Presenze – Area del Personale debitamente firmato dal Responsabile. Nel caso in cui il dipendente sia il conducente del mezzo di trasporto di servizio utilizzato per raggiungere il luogo della missione, il tempo di viaggio sarà computato come orario di lavoro, ovvero straordinario/recupero. Il computo sarà effettuato se in presenza delle timbrature di inizio e fine giornata.
Al contrario, il tempo di viaggio (aereo, treno, traghetto, auto, ecc.) vale fino a completamento dell’orario di lavoro giornaliero quando la prestazione resa effettivamente è inferiore all’orario di lavoro previsto per la giornata in questione, se superiore non è in alcun modo computabile.

ARTICOLO 6 – Documentazione della spesa

Le spese per le missioni gravano sul bilancio universitario. Il rimborso delle spese verrà effettuato sempre a fronte di presentazione di documenti giustificativi in originale.
In caso di difetti formali della documentazione di spesa allegata, è ammessa dichiarazione sostitutiva resa ai sensi del D.P.R 445/2000

ARTICOLO 7 – Autorizzazione allo svolgimento della missione

Il personale, per poter svolgere la missione, deve essere preventivamente autorizzato.
L’autorizzazione è concessa, a domanda dell’interessato:

1. dal Rettore per i suoi delegati per missioni che graveranno sul fondo rettorale;
2. dal Presidente o suo delegato nel caso di missioni che interessino l’attività della Scuola
3. dal Direttore di Dipartimento, dai Responsabili di centri autonomi di spesa o loro delegati, per tutto il personale le cui missioni graveranno sui fondi di cui sono responsabili;
4. dal Direttore Generale o da ogni singolo capo area per il personale di loro dipendenza.

Nella richiesta di autorizzazione devono risultare i seguenti elementi:

1. cognome e nome;
2. qualifica, matricola o livello;
3. località della missione;
4. giorno ed ora di inizio della missione e giorno di fine della missione, ovvero durata presumibile;
5. scopo della missione;
6. mezzo di trasporto usato (con idonea motivazione quando trattasi di mezzi straordinari);
7. fondo sul quale deve gravare la spesa.

Le missioni compiute da Rettore, Prorettore, Presidi, Direttori di Dipartimento, Direttore Generale, Responsabili di centri autonomi di spesa, non sono soggette ad alcuna autorizzazione, pur rimanendo l’obbligo di sottoscrivere il relativo incarico di missione.
Qualora ricorrano obiettive circostanze (ad esempio ricerche svolte in collaborazione tra più strutture), l’incarico di missione potrà essere conferito anche al personale che presta servizio in strutture diverse da quella cui afferisce il proponente. I costi relativi graveranno sui fondi della struttura autorizzante.
Il responsabile, in fase di autorizzazione, deve tenere conto, preventivamente, delle esigenze dell’Università avendo cura di evitare che la missione pregiudichi anche minimamente l’ottimale funzionamento dei servizi.
Il responsabile deve preventivamente verificare la disponibilità dei fondi su cui grava la missione ed adottare tutti i provvedimenti necessari, affinché sia contenuta la spesa, verificando, oltre al rispetto dei limiti previsti nel presente regolamento, che le spese siano congrue.
Fermo tutto quanto sopra, il Responsabile potrà autorizzare spese legate allo svolgimento della missione non previste esplicitamente dal presente regolamento motivandone la necessità e l’economicità rispetto alle spese ordinarie.

ARTICOLO 8 – Durata della missione, sede di partenza e distanza dal luogo di missione

La durata della missione si calcola dall’ora di partenza dalla sede di servizio all’ora di rientro nella stessa sede.
Il personale inviato in missione in località distante non più di 80 chilometri dalla sede di servizio o di abituale dimora è tenuto a rientrare giornalmente in sede.
Il rimborso di missioni continuative effettuate sul territorio nazionale nella medesima località è corrisposto fino ad un massimo di 240 giorni continuativi. Tale limite è ridotto a 180 giorni per le missioni all’estero

ARTICOLO 9 – Mezzi di trasporto

Il personale inviato in missione è tenuto ad usare il mezzo ordinario.
Sono mezzi ordinari:

1. Il treno;
2. Gli altri mezzi in regolare servizio di linea (nave, servizi automobilistici urbani o extra urbani, etc);
3. I mezzi di trasporto in dotazione a questa Università;
4. L’aereo;
5. Il taxi.

Nel caso in cui il responsabile ritenga necessario autorizzare l’uso del mezzo proprio a docenti, ricercatori, assegnisti di ricerca, dottorandi e specializzandi, per ragioni assicurative, deve farlo indipendentemente dalla successiva eventuale richiesta di rimborso. Il personale autorizzato, compilando l’apposito modulo deve anche garantire che il mezzo sia in perfette condizioni di viaggio tecniche ed assicurative.
Il rimborso delle spese avverrà con le modalità ed i limiti imposti dall’art. 10 del presente regolamento.
Nel caso in cui il responsabile ritenga necessario autorizzare l’uso del mezzo proprio a personale tecnico-amministrativo o dirigente,, a questi spetta la copertura assicurativa e il rimborso fascia chilometrica vedi art. 10, se la missione non è stata svolta su fondi di ricerca comunitari oppure provenienti da privati.

ARTICOLO 10 – Rimborso delle spese di viaggio

Sono rimborsabili le seguenti spese di viaggio:

Spese

Classe 1
Per tutto il personale

Treno

Biglietti Business/Prima o inferiori
Compartimento singolo in caso di viaggi notturni
Supplementi vari
Prenotazione posto

Aereo Classe economica
Business class solo per i voli intercontinentali di durata superiore alle 5 ore
Mezzi di collegamento con l’aeroporto quali autobus extraurbano o treno
Tasse d’imbarco
Spese di agenzia
Nave I o II classe + eventuali oneri di prenotazione e tasse di imbarco
Taxi Importo massimo pari a 160 euro a missione se motivatamente autorizzato.
Per spostamenti nell’area urbana di svolgimento delle missioni nel limite massimo giornaliero di € 25,00, se motivatamente autorizzato.
Noleggio mezzi di trasporto Carburante fino a 100,00 euro + spese di parcheggio fino a 20,00 euro a missione + eventuali pedaggi autostradali

 

Spese Personale docente e ricercatori, dottorandi, assegnisti, titolari di contratti di formazione specialistica, borsisti, studenti e altri esterni Dirigenti, personale di elevata professionalità, personale tecnico amministrativo e CEL
Auto propria indennità chilometrica pari ad 1/5 del costo di un litro di benzina senza piombo + pedaggi autostradali + spese di parcheggio fino a 20,00 euro a missione. si rimborsa l’equivalente del biglietto ferroviario a fascia chilometrica
Parcheggio in Aeroporto Fino a euro 100,00 per missione. Fino a 10 euro a giornata

Documentazione per il rimborso delle spese di viaggio
Il rimborso delle spese di viaggio avviene dietro presentazione del biglietto di viaggio o di idoneo documento valido ai fini fiscali (contenente sempre la tratta percorsa, l’importo e la data). Per i voli aerei è richiesta la carta di imbarco o documento equivalente.
È ammesso il rimborso delle spese di viaggio anche in presenza di biglietti elettronici.
In presenza di voli low cost è consentito il rimborso anche delle spese riguardanti voci aggiuntive debitamente documentate quali, a titolo esemplificativo, le voci per smarrimento, furto o danneggiamento bagaglio.
È ammesso il rimborso della spesa sostenuta per l’aereo su volo parzialmente utilizzato, sempre che l’interessato presenti, idonea documentazione attestante il costo del biglietto intero, il costo per la parte di volo usufruito, l’importo rimborsato e il ritiro del biglietto stesso.
È ammesso il rimborso del biglietto aereo di andata e ritorno pur avendo usufruito solo di una delle due tratte e il rimborso di un altro mezzo di trasporto se si dimostra, mediante documentazione, la convenienza dell’acquisto (stampa di internet in cui figura il prezzo della stessa tratta oppure dichiarazione agenzia viaggi).
È ammesso il rimborso di spese di viaggio derivanti dall’acquisto di pacchetti turistici. In questo caso il rimborso sarà effettuato dietro presentazione di fattura emessa dalla società erogatrice del servizio nella quale si evidenzino i servizi offerti e pagati, con annesso biglietto aereo (anche elettronico) e carte d’imbarco.
Al personale inviato in missione spetta il rimborso delle spese di agenzia purché giustificate con fattura o ricevuta fiscale.
Nel caso di uso di auto propria, le percorrenze chilometriche debbono riferirsi alle distanze esistenti fra la sede di servizio e la località di destinazione della missione. Nel caso in cui la località di partenza o di arrivo indicata sia diversa da quella della sede di lavoro o di abituale dimora, verrà computata tale distanza se, dal calcolo, risulti una convenienza economica per l’amministrazione.
È ammesso l’utilizzo dell’auto anche per missioni all’estero, fermi restando i limiti previsti per le missioni sul territorio nazionale.

ARTICOLO 11 – Altre spese rimborsabili per missioni sul territorio nazionale

Oltre alle spese di viaggio sono ammesse al rimborso:
1. Le spese di vitto ed alloggio;
2. Le spese per alcuni servizi accessori
nei limiti e con le modalità precisate nei commi seguenti.

1– SPESE DI VITTO E ALLOGGIO:
Sono rimborsate entro i seguenti limiti di spesa:

Spese Classe 1
Per tutto il personale
Spese per pasti Per missioni di durata tra le 6 e le 12 ore spetta il rimborso di un solo pasto al giorno mentre per missioni di durata superiore alle 12 ore spetta il rimborso di due pasti giornalieri. In entrambi i casi il limite giornaliero è pari ad euro 60,00
Spese per alloggio Limite  massimo di 200,00 euro a notte

Ai fini del pasto è ammesso il rimborso della spesa effettuata presso supermercati, mercati e negozi. Sono ammessi al rimborso solo i generi alimentari e restano escluse tutte le bevande alcoliche, fermo restando il limite complessivo di cui sopra.
Il riconoscimento delle spese di vitto e alloggio è subordinato alla presentazione delle fatture o delle ricevute fiscali regolarmente intestate al fruitore della prestazione, salvo nel caso in cui sia rilevabile la correlazione diretta tra i documenti e la missione stessa. Per i pasti potranno essere ammessi a rimborso gli scontrini fiscali, quali documenti sostitutivi di fattura o ricevuta fiscale, come consentito dalla vigente normativa fiscale sulla certificazione dei corrispettivi.
Qualora accada che, in un solo documento fiscale, vengano indicati più coperti, sarà rimborsato l’equivalente di un solo coperto determinato dalla suddivisione del totale per il numero dei coperti. In questo caso è necessario che almeno uno dei soggetti interessati sia afferente a questa Università e all’interno della documentazione relativa al rimborso sia conservato l’originale della ricevuta.
Per missioni di durata superiore a n. 12 ore ed effettuate in località particolarmente disagiate (esempio: campionamenti, escursioni didattiche, ecc.) è ammesso il rimborso della spesa alimentare per pranzo al sacco.
In caso di missioni autorizzate e non più effettuate a causa di gravi motivi di salute, familiari o di servizio debitamente documentati, possono essere rimborsate quelle spese già sostenute che non vengono restituite da chi le ha incassate ovvero le eventuali penali applicate al rimborso da parte di terzi.

2 – SERVIZI ACCESSORI:
Nel limite massimo giornaliero di € 30,00 sono ammesse al rimborso le spese per i seguenti servizi:

- Connessione voci e dati
- Spese postali e telegrafiche e trasmissione fax;
- Lavanderia;
- Fotocopie;
- Deposito bagagli;
- Commissioni bancarie;
- Cancelleria;
- Dispense, opuscoli e stampati.

3- QUOTE DI ISCRIZIONE:
(Intesa come eccezione nel solo caso in cui l’Ateneo non sia in grado di anticipare la spesa)
È ammesso il rimborso della:

- Quota di iscrizione a convegni, dietro presentazione di fattura quietanzata o di un documento originale quietanzato rilasciato dalla segreteria organizzativa del convegno;
- Iscrizione ad associazioni, tutorial, spese per ammissioni e valutazioni di lavori scientifici, qualora queste siano vincolanti per l’iscrizione al convegno stesso e dietro presentazione di idoneo documento valido ai fini fiscali.

ARTICOLO 12 – Altre spese rimborsabili per missioni all’estero

L' elenco delle spese ammesse al rimborso varia a seconda della modalità di rimborso prescelta tra metodo analitico e metodo alternativo.
Il metodo analitico prevede, oltre alle spese di viaggio, la possibilità di chiedere il rimborso delle:

- Spese di vitto ed alloggio;
- Vaccinazioni obbligatorie;
- Visti di ingresso;
- Spese per servizi aggiuntivi.

I limiti di spesa sono indicati nella seguente tabella:

Spese Per tutto il personale
Spese per alloggio Limite massimo di 250,00 euro a notte.
Spese per pasti Per missioni di durata tra le 6 e le 12 ore spetta il rimborso di un solo pasto al giorno mentre per missioni di durata superiore alle 12 ore spetta il rimborso di due pasti giornalieri. Il limite massimo giornaliero è riportato nelle tabelle.
Spese di vaccinazione Fino a 100,00 euro
Visto di ingresso Ammesso
Dispense, opuscoli e stampati Fino a 300,00 euro
Spese per servizi di cui all’art. 11) secondo punto Nel limite giornaliero di euro 45,00

Ai fini del rimborso delle spese si applicano le norme di cui agli artt. 10 e 11.

QUOTE DI ISCRIZIONE:
(Intesa come eccezione nel solo caso in cui l’Ateneo non sia in grado di anticipare la spesa)
È ammesso il rimborso della:

- Quota di iscrizione a convegni, dietro presentazione di fattura quietanzata o di un documento originale quietanzato rilasciato dalla segreteria organizzativa del convegno;
- Iscrizione ad associazioni, tutorial, spese per ammissioni e valutazioni di lavori scientifici, qualora queste siano vincolanti per l’iscrizione al convegno stesso e dietro presentazione di idoneo documento valido ai fini fiscali.

Il metodo di rimborso alternativo prevede invece il riconoscimento di una somma forfetaria se sussistono le seguenti condizioni:

  • Autorizzazione preventiva alla corresponsione di una somma forfetaria;
  • Durata della missione superiore ad un giorno comprensiva del tempo di viaggio.

La somma forfetaria è corrisposta secondo quanto previsto dalla tabella allegata al presente regolamento, per ogni 24 ore compiute di missione. In caso di prosecuzione della missione per periodi non inferiori alle 12 ore continuative e' corrisposta, a titolo di quota di rimborso, una ulteriore somma pari alla metà di quelle determinate nell'allegata tabella relativamente al periodo di continuazione.

Utilizzando il metodo alternativo non compete alcun rimborso per vitto e alloggio, nonché per l’utilizzo dei mezzi di trasporto urbano, dei collegamenti di linea con stazioni, aeroporti o porti e del taxi utilizzati in occasione della missione svolta.

Quando si utilizza il metodo alternativo, oltre alle spese di viaggio è possibile chiedere il rimborso di:

  • Vaccinazioni obbligatorie;
  • Visti di ingresso;

nei limiti e secondo le modalità precisate negli artt. 10 e 12.

Il rimborso alternativo non può essere corrisposto qualora l’alloggio sia offerto da questa Università, Enti o Organizzazioni italiane o estere

ARTICOLO 13 – Anticipi di missione

Il personale dipendente di questo Ateneo incaricato di effettuare una missione può chiedere un anticipo di missione secondo le seguenti modalità:
Missioni sul territorio nazionale:
per missioni di durata superiore a due giorni l’interessato ha facoltà di chiedere una anticipazione pari al 75% del trattamento economico complessivo spettante per il rimborso delle spese di missione;
Missioni all’estero per periodi superiori a 24 ore:
in presenza di rimborso delle sole spese documentate, l’anticipo sarà pari al solo costo del pernottamento.
In caso di rimborso alternativo, l’anticipo sarà pari al costo delle spese di viaggio (esclusi mezzi urbani, extra urbani e taxi) e del 90% della somma forfetaria spettante per il rimborso alternativo come riportato nelle allegate tabelle.
La richiesta di anticipazione dovrà pervenire all’ufficio competente almeno 15 giorni prima della data prevista per l’inizio della missione.
Il personale che ha ottenuto l’anticipo è tenuto, una volta terminato l’incarico di missione, a far pervenire all’amministrazione, con la massima tempestività tutta la documentazione necessaria ai fini della liquidazione della missione

ARTICOLO 14 – Liquidazione missione

Al termine della missione l’interessato dovrà compilare e sottoscrivere un prospetto riassuntivo di tutti i dati della missione svolta e qualsiasi altro documento utile ai fini del controllo della missione stessa.
Il responsabile dovrà autorizzare il rimborso ai sensi del precedente articolo 7.
Non potranno essere accolte le richieste di rimborso pervenute dopo due anni dall’effettuazione della missione.

ARTICOLO 15 – Norme transitorie e finali

Per quanto non previsto nel presente regolamento valgono le norme di legge e statutarie, oltre quanto stabilito nel Regolamento per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità di questa Università, ove compatibili.
Il presente regolamento non si applica nel caso in cui il rimborso spese e l’eventuale trattamento di trasferta si riferiscano a missioni svolte nell’ambito di particolari progetti che presentano una normativa a parte per la liquidazione di tali spese.

Il presente regolamento entra in vigore il 1° Gennaio 2016


  
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- ultimo aggiornamento di questa pagina 11/01/2016