Videoconferenze e multimedia

L'offerta in campo multimediale dell'Ateneo si compone di servizi per la comunicazione video (compresi la registrazione e lo streaming degli eventi) e di competenze e risorse per la produzione di materiale audiovisivo. Per la comunicazione a distanza sono previste due diverse tipologie di strumenti:

  • Strumenti per video collaboration basati su tecnologie software, di facile fruizione e ideali in contesti di mobilità (Cisco WebEx)
  • Strumenti per videoconferenza basati su tecnologie hardware dedicate per garantire un servizio di alta qualità in contesti di rilevanza formale, o comunque a elevata criticità, con possibilità di registrazione e streaming (vconf@unimib)

 

Per la produzione di materiale audiovisivo l'Ateneo dispone di un centro di produzione interno.


Web Collaboration e Web Conferencing (WebEx)

Per agevolare la  videocomunicazione ed il lavoro collaborativo via personal computer è disponibile la piattaforma professionale di Web Collaboration Web Conferencing Cisco WebEx il cui utilizzo è esteso anche a tutti gli studenti dell'Ateneo.

 

Accesso al servizio per  docenti, ricercatori e pta

Clicca sul seguente link per accedere al servizio WebEx rivolto al personale docente e tecnico-amministratvo.

Accesso al servizio per  studenti

Clicca sul  seguente link per accedere al servizio WebEx  rivolto agli studenti dell’ateneo.

Caratteristiche del servizio Web Collaboration e Web Conferencing (WebEx)

Le soluzioni di Web Collaboration e Web Conferencing consentono l'interazione tra partecipanti su Internet tramite personal computer, senza utilizzo di apparati hardware (codec) dedicati (comunque preferibili laddove la qualità e la stabilità delle trasmissioni audio e video siano requisiti fondamentali). Piattaforme di questo tipo consentono la comunicazione audio/video e la presentazione di informazioni in formato elettronico: documenti, presentazioni, applicazioni, intero schermo, direttamente dai computer personali o dai dispositivi mobili dei partecipanti.

I sistemi orientati alla Web Collaboration (WebEx Meeting) offrono funzionalità avanzate per la redazione condivisa di documenti elettronici e per l'utilizzo collaborativo di strumenti ed applicazioni. Sono utilizzati in ambiti quali riunioni di progetto, dimostrazioni di prodotto e presentazioni interne.

I sistemi di Web Conferencing (WebEx Event) consentono la definizione di cicli di eventi, l'interazione con un elevato numero di partecipanti ed integrano funzionalità avanzate di sottomissione questionari, chat e sondaggi. Sono utilizzati in ambiti di eventi e conferenze online su larga scala, webinars.

 

Accesso alla piattaforma  per docenti, ricercatori e personale tecnico amministrativo

Per accedere alla piattaforma dedicata al personale docente, ricercatore e tecnico amministrativo, aprire la seguente pagina. (Tutorial e istruzioni per i primi accessi)

Accesso alla piattaforma  per studenti

Per accedere alla piattaforma dedicata agli studenti, aprire la seguente pagina. (Tutorial e istruzioni per i primi accessi)

WebEx - Servizi sottoscritti ed in sperimentazione

WebEx Meeting – Scenario d'uso: riunioni collaborative

  • stanza virtuale personale
  • invito partecipanti via email
  • fino a 1000 partecipanti per stanza
  • conferenza audio/video (fino ad HD)
  • chat testuale (pubblica o privata)
  • condivisione lavagna/documenti/applicazioni/PC
  • redazione collaborativa di documenti
  • dimostrazioni funzionamento applicativi software
  • registrazione locale delle riunioni*
  • multipiattaforma (Windows, Mac, Linux)
  • supporto apparati mobilli (iPhone, Android, Windows Phone, BlackBerry)

 

WebEx Event – Scenario d'uso: eventi online

  • pianificazione di eventi (pubblici/privati/a registrazione) e cicli di eventi
  • invito partecipanti via email
  • fino a 1000 partecipanti
  • differenziazione ruoli relatori e spettatori
  • conferenza audio/video
  • chat testuale (pubblica o privata)
  • condivisione lavagna/documenti/applicazioni/PC
  • funzionalità sottomissione questionari, sondaggi, Q&A
  • funzionalità avanzate per interazione con grandi platee (fast feedback, tracking attention, ...)
  • registrazione locale degli eventi*
  • multipiattaforma (Windows, Mac, Linux)
  • supporto apparati mobilli (iPhone, Android, Windows Phone, BlackBerry)

 

WebEx Meeting per studenti – Scenario d'uso: gruppi di studio

  • stanza virtuale personale
  • invito partecipanti via email
  • fino a 8 partecipanti per stanza
  • conferenza audio/video (fino ad HD)
  • chat testuale (pubblica o privata)
  • condivisione lavagna/documenti/applicazioni/PC
  • redazione collaborativa di documenti
  • dimostrazioni funzionamento applicativi software
  • registrazione locale delle riunioni*
  • multipiattaforma (Windows, Mac, Linux)
  • supporto apparati mobilli (iPhone, Android, Windows Phone, BlackBerry)

 

WebEx Support (in sperimentazione) – Scenario d'uso: servizi di assistenza, front office

  • richiesta di assistenza/informazioni
  • live chat (testuale e/o video)
  • gestione a code
  • fino ad 8 sessioni concorrenti, fino 5 partecipanti a sessione
  • instradamento automatico per argomento/carico di lavoro
  • escalation richieste/redirezione tra operatori
  • visualizzazione e controllo remoto del desktop
  • gestione utenti multipli
  • registrazione locale degli eventi*
  • multipiattaforma (Windows, Mac, Linux)

 

WebEx Training (sperimentazione) – Scenario d'uso: laboratori didattici, esercitazioni, tutoraggio

  • pianificazione di sessioni (singole/ricorrenti/sequenziali)
  • invito partecipanti via email
  • fino a 1000 partecipanti
  • sessioni di laboratorio su personal computer virtuali
  • gruppi di lavoro
  • conferenza audio/video
  • chat testuale (pubblica o privata)
  • condivisione lavagna/documenti/applicazioni/PC
  • funzionalità sottomissione questionari, sondaggi, Q&A
  • funzionalità avanzate per interazione con grandi platee (fast feeback, tracking attention, ...)
  • registrazione locale degli eventi*
  • multipiattaforma (Windows, Mac, Linux)

 

*Le registrazioni sono effettuate sul personal computer dell'utente in formato proprietario (ma successivamente convertibile in formato Windows Media Video .wmv).
Il sistema registra esattamente quanto visualizzato nel corso della riunione/evento: stessa veste grafica, stesse dimensioni delle finestre, chat private comprese, per una buona qualità delle registrazioni è opportuno effettuare alcune prove preventive.

Tutorial ed istruzioni utili ad effettuare il primo accesso al servizio

In allegato le istruzioni utili  ad effettuare il primo accesso all’applicazione WebEx ed alla configurazione di WebEx Campus - Meeting Center .

E' possibile, inoltre:

 

Se necessario,  infine, ti suggeriamo  di consultare le FAQ della presente  sezione.

Richiesta Supporto Web Collaboration & Web Conference

Per inoltrare una richiesta di supporto, visita la seguente pagina.

Requisiti tecnici per i sistemi di Web Collaboration e Web Conferencing

Requisiti tecnici per i sistemi di Web Collaboration e Web Conferencing

Per la partecipazione a riunioni o eventi in questa modalità, è generalmente richiesta l'installazione di un componente software aggiuntivo sul computer personale.

Per il buon esito del collegamento e' indispensabile disporre di una connessione dati adeguata (all'interno dell'Ateneo questo è garantito dalla rete dati cablata), verificare preventivamente la compatibilità del proprio sistema con i requisiti hardware e software, assicurarsi che il computer sia in efficienza, adeguatamente allineato con gli aggiornamenti disponibili e dotato di webcam, microfono e cuffie audio.

Per garantire un servizio di alta qualità in contesti di rilevanza formale, o comunque a elevata criticità, sono disponibili strumenti per videoconferenza basati su tecnologie hardware dedicate, si consulti la sezione relativa a Videoconferenze e Streaming (vconf@unimib).

Requisiti di rete

I sistemi di collaboration e Web conferencing comunicano sfruttando le stesse impostazioni di rete della navigazione web. Eventuali firewall ed apparati di rete posti tra i terminali in collegamento, sono di norma già configurati per consentire il traffico dati richiesto:

  • Traffico dati TCP sulle porte 80 (HTTP) e 443 (HTTPS)
  • Larghezza di banda minima 128 Kbps (256 Kbps suggeriti, oltre 1.5 Mbps per video in alta qualità)

 

Si consiglia di utilizzare una connessione di rete dati con cavo (non wireless) per il collegamento.

Requisiti per WebEx Meeting Center e WebEx Event Center

I sistemi di collaboration e Web conferencing sfruttano la tecnologia Java per essere eseguiti su computer personali con sistemi operativi differenti, a partire dai comuni browser per la navigazione web. Per poter utilizzare questi strumenti è quindi necessario:

  • Disporre di un computer personale in efficienza, adeguatamente aggiornato
  • Disporre di cuffie dotate di microfono (fortemente consigliato) e webcam (opzionale)
  • Avere installato uno dei seguenti sistemi operativi: Windows, Mac, Linux, Android, iOS*
  • Avere installato uno dei seguenti browser per la navigazione web: Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari*
  • Avere installato Sun Java versione 5 o superiore
  • Avere abilitati JavaScript e cookies (ActiveX raccomandato per Internet Explorer)

 

Avvertenze*

Un elenco completo dei requisiti hardware minimi, dei sistemi operativi e dei browser supportati e la versione di Java richiesta, è disponibile all'indirizzo: https://itit.help.webex.com/docs/DOC-6336 (System Requirements for WBS31) (la versione 31 è la corrente alla data di pubblicazione di questa pagina, si verifichino i requisiti dell'ultima versione disponibile).

In particolare si presti attenzione alle limitazioni per i sistemi Linux alle sole versioni a 32 bit ed alla necessità sui sistemi Mac, a partire dalla versione 10.7, di installare manualmente Java.

Per la verifica dello stato di aggiornamento e di efficienza dei computer personali, per la verifica dei requisiti e per eventuali configurazioni è necessario fare riferimento al Referente Informatico di Struttura.

WebEx Campus - Frequently Asked Questions (FAQ)

Posso far verificare ai partecipanti che il sistema funzioni sui loro computer PRIMA della riunione?

Sì, è possibile accedere ad una riunione di prova all'indirizzo: https://www.webex.com/test-meeting.html.

L'accesso consentirà di verificare il caricamento del sistema e l'apertura del programma, le funzionalità di comunicazione audio e video non saranno attivabili.

Posso installare il programma in maniera permanente sul mio computer in modo da avere un avvio più rapido?

Sì, è possibile effettuare un'installazione permanente accedendo al menu Impostazioni, la guida per il dettaglio è disponibile nella sezione tutorial

Posso organizzare una riunione in anticipo?

Sì, è possibile farlo accedendo al menu Organizza una riunione e selezionando poi la voce Pianifica una riunione, la guida per il dettaglio è disponibile nella sezione tutorial

In quale lingua vengono inviati gli inviti ai partecipanti? E in quale lingua sono i menu dei partecipanti?

La mail di invito e’ allineata con la lingua impostata dal proprietario della stanza (se ha impostato di usare la lingua Italiana verra’ inviata in Italiano, se nelle preferenze ha scelto l’inglese la mail sara’ generata di conseguenza). Tuttavia se il sistema riconosce l’indirizzo email invitato come associato ad un utente di Ateneo (con una propria impostazione specifica sulla lingua) l’invito verra’ comunque inviato nella lingua scelta dall’utente invitato.

Per le riunioni schedulate anticipatamente, il messaggio di invito contiene sempre un link in calce per cambiare impostazioni di lingua dei menu e di fuso orario, inoltre e’ possibile modificare tali impostazioni anche in fase di accesso alla riunione (il link si trova in alto a destra nella pagina di accesso).

Per le riunioni avviate istantaneamente (cioe' non schedulate in anticipo) e' possibile modificare la lingua di invio dei messaggi (e dei menu dei partecipanti) modificando anticipatamente le impostazioni di lingua associate al proprio profilo oppure effettuando l'invito dall'interno di WebEx e selezionando l'opzione (in basso) "Inivta con e-mail locale", questo consente di tradurre o modificare a proprio piacimento il messaggio inviato ai partecipanti.

Posso far collegare alla mia room personale degli apparati di videoconferenza H.323/SIP?

Si, con gli ultimi aggiornamenti della piattaforma è possibile: l'opzione che permette questo tipo di comunicazione si chiama "Cisco Collaboration Meeting Rooms (CMR) Cloud" ed è attivabile su richiesta sul proprio account inviando una mail a vconf@unimib.it . Al momento solo lo strumento "Meeting Center" è supportato.

Posso far collegare una persona tramite chiamata telefonica alla mia stanza personale?

Si, con gli ultimi aggiornamenti della piattaforma è possibile ma solo per telefoni VOIP: l'opzione che permette questo tipo di comunicazione si chiama "Cisco Collaboration Meeting Rooms (CMR) Cloud" ed è attivabile su richiesta sul proprio account inviando una mail a vconf@unimib.it . Al momento solo lo strumento "Meeting Center" è supportato.

Alla mia stanza personale posso far collegare solo utenti dell'università Bicocca?

No, alla propria stanza personale è possibile invitare qualsiasi persona avente un qualsiasi indirizzo email. Gli utenti dell'università che si collegheranno saranno riconosciuti dal sistema e distinti dalle altre persone collegate tramite la dicitura "internal", che comparirà accanto al loro nome nell'elenco dei partecipanti della schermata principale di WebEx.

Posso cambiare la lingua dell'interfaccia di WebEx?

Si, è possibile scegliere tra l'interfaccia in lingua inglese o italiana modificando l'apposita impostazione nelle preferenze sito personale WebEx. La guida per il dettaglio è disponibile nella sezione tutorial


Videoconferenze e Streaming (vconf@unimib)

Il servizio vconf@unimib è il sistema di videoconferenza e streaming messo a disposizione della comunità scientifica dell'Ateneo; vconf@unimib dispone di sale attrezzate con impianti audio/video di sala ed apparati per videoconferenza, postazioni autonome mobili e spazi congressi per grandi eventi.

Caratteristiche del servizio Videoconferenze e Streaming (vconf@unimib)

Il servizio vconf@unimib è il sistema di videoconferenza e streaming messo a disposizione della comunità scientifica dell'Ateneo.

Vconf@unimib dispone di sale attrezzate con impianti audio/video di sala ed apparati per videoconferenza, postazioni autonome mobili e spazi congressi per grandi eventi.

Tutti gli apparati hardware, fissi e mobili, sono equipaggiati con telecamere e schermi in alta definizione (HD) e dotati di interfacciamento con PC per la condivisione di contenuti digitali.

Tramite tale piattaforma è possibile:

  • La comunicazione interattiva a gruppi
  • La creazione di stanze virtuali permanenti e nominali
  • L'utilizzo di tutti gli strumenti avanzati di editing e collaboration

 

Per ulteriori informazioni, consulta la  seguente pagina.

Tutorial ed istruzioni utili ad effettuare il primo accesso al servizio

Quante sedi remote? Sono dotate di terminali di videoconferenza? Quanti relatori nella sede locale? E' prevista la partecipazione di pubblico in presenza? ... sono alcune delle informazioni necessarie per l'attivazione del servizio.

Alcune semplici domande consentono, soprattutto nei primi utilizzi, di identificare le esigenze in modo da orientare nella scelta della soluzione (locali, attrezzature, configurazioni) che possa meglio soddisfarle.

Definite le esigenze è necessario verificare e far verificare alle sedi remote la corrispondenza con i requisiti tecnici (videoconferenza o Web conferencing) richiesti per accedere al servizio.
Per le videoconferenze e' importante avere un riferimento tecnico in ognuna delle sedi remote affinchè possa procedere con la verifica in loco.
Prima di qualunque videoconferenza o streaming è necessario effettuare un Test di Collegamento (consigliato anche per le Web conference): il buon esito della comunicazione dipende dal servizio vconf@unimib per quanto di sua diretta competenza (infrastrutture, apparati, configurazioni), ma coinvolge anche elementi esterni (le sedi remote e le connessioni dati per raggiungerle) la cui efficienza non può essere assicurata se non con la verifica preventiva del collegamento.
E' interesse dei richiedenti che il test di collegamento sia tenuto in debita considerazione anche nelle sedi remote.

 

Le soluzioni di Web conferencing sono utilizzabili in autonomia dagli utenti abilitati.

Per videoconferenze e streaming è necessario inoltrare una Richiesta di servizio in cui andranno fornite le informazioni per la prenotazione a calendario, per il collegamento alle sedi remote ed eventuali informazioni aggiuntive emerse in fase di identificazione delle proprie esigenze.
Il modulo di richiesta è accessibile via web previa autenticazione per il solo personale autorizzato:

  • Se vuoi   inviare una richiesta di  Videoconferenza , clicca sul seguente link.
  • Se vuoi   inviare una richiesta di  Streaming, clicca sul seguente link

 

La registrazione del modulo di richiesta viene immediatamente confermata da un messaggio automatico all'indirizzo dell'utente. 
Attenzione! la mancata ricezione significa che la richiesta non e' stata registrata (potrebbe accadere qualora il tempo impiegato per la compilazione del modulo sia stato prolungato).

Terminata l'elaborazione della richiesta il richiedente riceverà, all'indirizzo di posta elettronica, un messaggio di conferma  (cfr. allegato al termine del paragrafo) contenente tutte le informazioni per il collegamento in videoconferenza o la consultazione dello streaming.

Nel giorno e nell'orario indicati si dovrà recare presso il locale concordato e seguire le (semplici) procedure indicate nel messaggio di conferma.

Nelle sale attrezzate sono immeditamente disponibili istruzioni in formato cartaceo per le impostazioni di uso comune (regolazione volume, attivazione/disattivazione microfono, ...), per le modalità di riconnessione in caso di interruzione accidentale e quelle di contatto diretto per la richiesta di supporto.

Ulteriori informazioni possono essere chieste all'indirizzo: vconf@unimib.it

Guide e allegati

In allegato le guide alla configurazione degli apparati di videoconferenza  per dispositivi fissi e mobili.

Cosa mi serve?

I partecipanti remoti dispongono di terminali di videoconferenza?

Qualora uno o più partecipanti non disponessero di terminali di videoconferenza potrebbe essere indicata una delle soluzioni di collaboration e Web conferencing che utilizzano i computer personali.
Se il numero di partecipanti senza terminale fosse limitato, potrebbe essere ugualmente possibile collegarli in videoconferenza, e' però necessario verificare con attenzione i requisiti tecnici e la disponibilità di risorse disponibili per il collegamento. 
Segnalare il numero di partecipanti senza terminale nella richiesta del servizio

Si prevede di avere un numero elevato di partecipanti in sedi remote?

Qualora il numero atteso di partecipanti in sedi remote superi la dozzina, potrebbe essere indicata una delle soluzioni collaboration e Web conferencing che integrano, fra le altre, funzionalità evolute di gestione e coordinamento dei partecipanti. Se il ricorso alla soluzione Web non fosse percorribile potremmo cercare comunque di trovare una soluzione che utilizzi la videoconferenza. 
Segnalare il numero di partecipanti in sedi remote nella richiesta di servizio

L'incontro prevederà attività collaborative su documenti, applicazioni, personal computer?

Se si necessita andare oltre la semplice visualizzazione condivisa di materiali e presentazioni e si intende lavorare in maniera condivisa e collaborativa su documenti elettronici, applicazioni o sull'intero personal computer, le soluzioni di collaboration e Web conference offrono tali funzionalità. 
Segnalare l'esigenza di collaborazione nella richiesta di servizio

E' prevista la partecipazione di più relatori in presenza nella sede locale?

Il servizio dispone di aule attrezzate per la videoconferenza di dimensioni e caratteristiche differenti. Consultare la lista dei locali coperti dal servizio per verificarne le configurazioni ed il numero di relatori possibili. L'accesso alle aule è gestito direttamente dal servizio vconf@unimib, non è necessario effettuare prenotazioni presso altri uffici. 
Segnalare il numero di relatori locali nella richiesta di servizio

E' prevista la partecipazione di pubblico in presenza nella sede locale?

Se si sta considerando il collegamento in videoconferenza o lo streaming di una lezione, di un evento o di un seminario, è opportuno consultare la lista dei locali coperti dal servizio, verificandone la capienza e il numero di relatori possibili. Degli spazi eventi è necessario preventivamente verificare la disponibilità ed effettuare la prenotazione presso l'Ufficio Gestione Spazi di Ateneo. Attenzione: poichè è sempre richiesto il Test di Collegamento almeno tre giorni lavorativi prima degli eventi è importante prenotare contestualmente gli spazi anche per il Test. 
Segnalare le prenotazioni ed il numero di partecipanti attesi nella richiesta di servizio

Organizzare videoconferenza/streaming

Esigenze, verifica requisiti tecnici

Il servizio vconf@unimib dispone di un'ampia gamma di soluzioni di videoconferenza e collaborazione orientate a differenti situazioni d'uso.

Se siete al primo utilizzo consultate la sezione del sito "Primo utilizzo... come funziona?" ed in particolare le domande suggerite per la definizione delle esigenze.

Per utilizzare il servizio è necessario che i terminali di videoconferenza delle sedi remote ed i vostri computer personali (qualora ne sia previsto l'utilizzo) soddisfino alcuni requisiti tecnici, potete consultarli nella sezione "Requisiti tecnici".

Richiesta del servizio

Videoconferenze in sale attrezzate o con postazioni mobili

Il servizio è interamente gestito da vconf@unimib.
La richiesta del servizio deve essere inoltrata con almeno cinque giorni lavorativi di anticipo sulla data della videoconferenza.

Videoconferenze in spazi congressi e Streaming eventi

Per grandi eventi è necessaria la prenotazione preventiva dei locali presso l'Ufficio Gestione Spazi di Ateneo (si ricorda di prenotare anche per il Test di Collegamento), è disponibile servizio di regia negli spazi che ne sono attrezzati.
E' possibile pubblicare la videoconferenza sul sito web vconf@unimib per la distribuzione in streaming live e/o on demand.
La richiesta del servizio vconf@unimib deve essere inoltrata con almeno venti giorni lavorativi di anticipo.

Videoconferenze per utilizzo istituzionale

Per utilizzo istituzionale del servizio, bandi di selezione e concorso, discussione di Tesi di Laurea o di Dottorato per cui è previsto il collegamento in videoconferenza, l'Ateneo richiede la garanzia che l'utenza remota sia dotata di terminale hardware per videoconferenza su protocollo H.323 o SIP.
La richiesta del servizio vconf@unimib deve essere inoltrata con almeno dieci giorni lavorativi di anticipo.

Test di collegamento

Con anticipo di almeno tre giorni lavorativi sulla data della videoconferenza o dell'evento, viene concordato con il Presenter (relatore Unimib) e con i Tecnici di Sede Remota il Test di Collegamento.
Lo svolgimento di questo test è condizione necessaria per la verifica dei collegamenti e della qualità dei trasferimenti audio/video/dati da e verso le Sedi Remote.
In occasione del Test di Collegamento verranno riesaminate con il Presenter (o suo delegato) le modalità di utilizzo degli strumenti: regolazione volume di ascolto, attivazione/disattivazione microfono, condivisione contenuti digitali da computer personale, ecc..

Videoconferenza/streaming

Accesso ai locali

L'accesso ai locali avviene per tramite delle portinerie di edificio solo per le richieste confermate (l'accesso è nominale e per il solo giorno di prenotazione, il personale di portineria non è autorizzato a consentire altri accessi).

Collegamenti in videoconferenza / streaming

Nel messaggio di conferma inviato al richiedente ed alle Sedi Remote, sono indicate le modalità per il collegamento.
In particolare:

  • per videoconferenze organizzate da Unimib e gestite da vconf@unimib
    • connessioni multi punto: il terminale presente nel locale è collegato automaticamente alla stanza virtuale all'orario stabilito 
    • connessioni punto-punto: è la Sede Remota a dover effettuare la chiamata al terminale di videoconferenza presente nel locale
  • per videoconferenze ospitate da una Sede Remota è necessario effettuare la chiamata dal terminale presente nel locale
  • la registrazione e/o la distribuzione di eventi in streaming, sono avviate automaticamente

 

Nei locali attrezzati sono disponibili in formato cartaceo le istruzioni per le impostazioni d'uso comune.
Nella sezione "Tutorial" è possibile consultare tale documentazione in anteprima.

Chiusura dei locali

La chiusura dei locali avviene previo contatto telefonico con la portineria di edificio.

I locali attrezzati sono dotati di apparato telefonico ed informazioni sui riferimenti da contattare. 
Per gli spazi eventi la chiusura sarà effettuata dal personale di portineria al termine dell'evento.

Feedback

Al termine di un evento, o direttamente accedendo alla pagina "Feedback", potranno essere inoltrati commenti sulla percezione del servizio.

Moduli di richiesta servizi di videoconferenza, streaming e liberatorie
Requisiti tecnici per videoconferenza

Requisiti per il collegamento di computer personali ai terminali vconf@unimib (interni all'Ateneo)

Qualora la videoconferenza preveda il collegamento del computer personale per la visualizzazione di contenuti in formato elettronico (presentazioni, documenti, schermo) è necessario verificare che il computer disponga di connettori di collegamento compatibili con i terminali di videoconferenza (VGA, DVI-D o HDMI).
A partire dalla pagina principale, nelle descrizioni delle infrastrutture e degli apparati vconf@unimib, sono esplicitamente indicate le connessioni disponibili in ogni sala per il collegamento dei computer personali.

Per la verifica della compatibilità e per le modalità di attivazione della condivisione dello schermo sul computer personale è necessario fare riferimento al Referente Informatico di Struttura.

Requisiti per il collegamento a vconf@unimib dall'esterno dell'Ateneo

Requisiti di rete

Il successo di una videoconferenza dipende dalla capacità di trasferire audio, video e dati in tempo reale senza interruzioni con tutte le sedi remote. E' quindi necessario che:

  • Eventuali firewall/apparati di rete posti tra i terminali in collegamento consentano connessioni H.323 o SIP
  • I terminali di videoconferenza siano raggiungibili con indirizzo IP pubblico
  • La larghezza di banda garantita sia almeno di 384 Kbps bidirezionali*

 

*per videoconferenze in alta definizione (HD) il requisito minimo è di 1.5 Mbps per ogni direzione. In situazioni di banda garantita, gli apparati vconf@unimib possono effettuare videoconferenze in HD utilizzando fino a 6 Mbps bidirezionali per collegamenti punto-punto e fino a 4 Mbps bidirezionali verso ciascuna sede remota per collegamenti multi-punto.

Requisiti terminale di videoconferenza

Per effettuare un collegamento con gli apparati vconf@unimib è necessario che il terminale di videoconferenza (hardware o software) soddisfi i seguenti requisiti:

  • Collegamento alla rete con indirizzo IP pubblico
  • Compatibilità con i protocolli H.323 e o SIP**
  • Supporto almeno del codec audio G.711***
  • Supporto almeno dei codec video H.261 e H.263****
  • Videocamera, apparati microfonico e di diffusione sonora adeguati al numero di relatori

 

**esistono molteplici sistemi di comunicazione che integrano trasmissione di audio e video (Skype, Google Talk, ...) questi usano però protocolli proprietari non compatibili con gli standard internazionali di videoconferenza e non sono quindi collegabili agli apparati vconf@unimib.

***gli apparati vconf@unimib supportano anche G.722, G.723.1, G.728, G.729, MPEG-4 AAC-LC, MPEG-4 AAC-LD, Polycom® Siren14™ / G.722.1 Annex C

****gli apparati vconf@unimib supportano anche H.263+, H.263++, H.264

Requisiti tecnici per streaming

Istruzioni per la consultazione di streaming live e on demand

La consultazione con sistemi Windows e Mac richiede l'installazione di Silverlight (http://www.microsoft.com/getsilverlight/Get-Started/Install/Default.aspx )
 
La consultazione con sistemi Linux e' possibile previa installazione del package Pipelight (http://pipelight.net/cms/installation.html ) e di Silverlight (http://pipelight.net/cms/plugin-silverlight.html )

Alcuni suggerimenti per accorgimenti tecnici a supporto di eventi sono forniti nella sezione “vademecum”.

Vademecum eventi streaming - Accorgimenti tecnici a supporto di eventi

Riportiamo di seguito alcune accortezze che suggeriamo di tenere in considerazione nella fase di preparazione e nel corso di eventi organizzati presso l'Ateneo.

Sono aspetti a cui spesso non si pensa, ma tutti i punti elencati derivano da situazioni verificatesi sul campo, alcune sono risultate bloccanti, altre sono state ulteriormente amplificate dalla trasmissione in streaming.

Recuperare un PC due minuti prima dell'inizio di un evento, NON è mai una buona idea, leggendo i punti sottostanti potrete comprendere il perchè ed immaginare cosa abbia comportato non averci pensato prima.

Raccogliendo questi elenchi speriamo di esservi stati d'aiuto, evitando magari qualche situazione problematica.

Pc per la presentazione di materiale in formato elettronico

Se nel corso dell’evento si intende utilizzare un PC per la proiezione di materiale elettronico, assicurarsi:

  • di conoscere la password di accesso (meglio se di amministratore del computer)
  • di disattivare le funzionalità di risparmio energetico e di avvio automatico dello screen saver
  • che siano installati tutti i programmi necessari alla presentazione (non è detto sia una presentazione PowerPoint, verificare sempre quale materiale sara' presentato; nel caso di video o di tracce audio dotarsi di un cavo per il collegamento all'impianto di amplificazione sonora)
  • di avere un eventuale adattatore per cavo VGA (indispensabile per i sistemi MAC e per i PC senza uscita VGA)
  • di sapere come attivare la visualizzazione sull'uscita video esterna del PC (e come modificare la risoluzione di visualizzazione in caso di necessità)
  • di disattivare eventuali programmi di messaggistica (onde evitare di ricevere messaggi istantanei durante l’evento)
  • di potersi connettere ad Internet (nel caso la navigazione sia necessaria)
  • (contattare per tempo il proprio Referente Informatico di Struttura  perchè si attivi a tale scopo)
  • di disattivare la scheda wi-fi del PC nel caso non serva connettersi alla rete
  • (onde evitare la comparsa di continui pop-up di notifica di individuazione di reti wireless)
  • di effettuare preventivamente gli aggiornamenti di sistema o di disabilitarli temporaneamente
  • (onde evitare la comparsa di notifiche di aggiornamenti disponibili)
  • (opzionale) di sostituire lo sfondo del desktop rimuovendo quello standard (usare uno sfondo monocromatico o contenente il logo dell'ente organizzatore)
  • (opzionale) di spostare temporaneamente tutte le icone personali presenti sul desktop (e' sufficiente muoverle temporaneamente in una cartella tra i documenti)
  • (opzionale) di raccogliere tutto il materiale elettronico in presentazione in una cartella sul desktop
  • (opzionale, ma non troppo) meglio cogliere l'occasione per dare una pulita allo schermo e magari anche alla tastiera del portatile (esistono prodotti ad hoc, chiedete al Referente Informatico di Struttura ), i vostri relatori sicuramente apprezzeranno.

 

In ogni caso provare il PC con qualche giorno di anticipo, cercando di farsi consegnare preventivamente il materiale che verrà presentato (anche in una versione non definitiva), ciò è utile per verificare se i caratteri scelti non risultino troppo piccoli per la sala, se i colori non vengano falsati dal proiettore, ...

Relatori

  • Ricordare ai relatori di utilizzare i microfoni: non conta quanto alta sia la loro voce e se risultino udibili in sala, solo quanto acquisito dai microfoni viene trasmesso in streaming
  • Suggerire ai relatori di tenere i microfoni ad una distanza di 15-20 cm (più o meno corrispondente ad una spanna)
  • Suggerire ai relatori di spegnere o impostare a "modalità aereo" o tenere distante dal microfono in uso il proprio telefono cellulare
  • Suggerire ai relatori di limitare gli spostamenti (sul palco, lungo la cattedra, ...): riprese video che ne inseguino i movimenti o fisse a campo largo, compromettono la qualità dello streaming. In ogni caso, in queste situazioni è necessario dotare preventivamente i relatori di radio microfoni.
  • Qualora sia prevista la proiezione di materiale elettronico da un PC posto sul podio, verificare con i relatori la consuetudine di indicare direttamente sullo schermo di proiezione le informazioni o l'intenzione di rimanere rivolti verso il pubblico (l'indicazione sullo schermo comporta che il relatore dia le spalle ai microfoni posti sul podio e che l'acquisizione dell'audio diventi particolarmente problematica. In questi casi è importante dotare preventivamente i relatori di radio microfoni)
  • Qualora siano previste domande da parte del pubblico, anche queste andranno fatte ad un microfono. E' opportuno definire a priori le modalità con cui si svolgeranno (domanda-risposta, gruppo di domande-risposta, ...) ed identificare chi si occuperà di porgere i microfoni in sala.
  • Nel caso non fosse possibile far porgere la domanda ad un microfono, prima di procedere con la risposta i relatori dovrebbero ripeterla, in modo da far comprendere tanto al pubblico in sala, quanto a quello collegato in streaming, il senso dell'intervento
  • Qualora relatori, o ospiti esterni all'Ateneo, necessitino del collegamento ad Internet, è necessario comunicare con sufficiente anticipo l'esigenza al proprio Referente Informatico di Struttura, affinchè si attivi per la generazione delle credenziali di autenticazione e per le necessarie configurazioni
  • Eventuali relatori in collegamento remoto in videoconferenza dovranno collegarsi con ragionevole anticipo (di volta in volta concordato) rispetto all'orario previsto in agenda per il loro intervento

 

Qualche dubbio su come debba essere una presentazione? Provate a consultare i suggerimenti presenti qui:

 

Organizzazione / videoconferenza / streaming

  • Dare, oralmente o per iscritto a tutti i partecipanti (relatori e pubblico), un'informativa ex art. 13 D.Lgs. n. 196/2003 delle riprese video e della trasmissione in diretta streaming. Allo scopo e' possibile utilizzare il seguente modulo di informativa
  • Consegnare al personale addetto l'agenda completa dell'evento ed eventuale materiale da trasmettere in streaming e/o proiettare in sala durante i momenti di pausa (es. in attesa dell'inizio dell'evento, durante eventuali break, ...)
  • Indicare al personale addetto come si svolgerà l'evento, dove interverranno i relatori, in modo da definire le inquadrature ed assicurare l'acquisizione dell'audio con microfoni adeguati
  • Non tutte le sale sono attrezzate con telecamere per la ripresa del pubblico, qualora la trasmissione in streaming degli interventi sia uno dei requisiti, verificare con il personale addetto l'adeguatezza della sala
  • Le statistiche di collegamento allo streaming dell'evento devono essere richieste con congruo anticipo (solo per eventi organizzati negli spazi congressi)

 

Informare repentinamente il personale addetto di qualsiasi cambio di programma: una piccola variazione potrebbe avere ripercussioni rilevanti su riprese video, proiezione in sala, acquisizione audio e streaming.


Produzione multimediale

Il servizio di produzione multimediale risponde all’esigenza di sviluppare una comunicazione efficace per la comunità scientifica e gli studenti dell’Ateneo tramite la progettazione, ripresa, digitalizzazione e post produzione di contenuti audio e video.

Caratteristiche del servizio di produzione multimediale

Il servizio di produzione multimediale risponde all’esigenza di sviluppare una comunicazione efficace per le strutture, il personale docente, tecnico/amministrativo e gli studenti dell’Ateneo, nel rispetto delle linee guida stabilite dal Regolamento di Ateneo per la produzione di materiale audiovisivo.

Fornisce un servizio di progettazione, ripresa, digitalizzazione e post produzione di contenuti audio e video.

Allo scopo dispone di attrezzature hardware e software professionali e di una moderna sala di posa completamente insonorizzata e attrezzata.

In particolare contempla la realizzazione di:

  • Video di sperimentazioni scientifiche a supporto della Ricerca (laddove l'attività consti dell'analisi delle riprese)
  • Documentari scientifici divulgativi (da utilizzare come presentazione di esperimenti e risultati in convegni, seminari, workshop, ...)
  • Video promozionali istituzionali per laboratori e gruppi di Ricerca, corsi di laurea e post laurea innovativi
  • Video promozionali per eventi istituzionali di Ateneo
  • Videoguide per studenti e per la comunità d'Ateneo
  • Digitalizzazione di materiale audio/video analogico per finalità di Ricerca

 

I servizi di audio-video registrazione, produzione e post-produzione sono disciplinati da apposite Linee Guida.

Tutti i servizi sono a titolo oneroso, come da tariffe allegate alle Linee Guida, e possono essere richiesti da singoli docenti e/o responsabili di struttura (Direzione Generale, Area, Centro Servizi).

La produzione di video per la promozione e la divulgazione di progetti e attività di ricerca o per esigenze specifiche di strutture dell'Ateneo è a carico dei soggetti richiedenti che già in fase di presentazione della domanda devono indicare la provenienza dei fondi e può essere realizzata dall'Area Sistemi Informativi compatibilmente con le attività programmate o affidata a soggetti terzi nel rispetto delle Linee Guida.

La progettazione e la realizzazione di video promozionali, divulgativi o di campagne multimediali istituzionali, di interesse per l’intero Ateneo sono realizzati secondo apposita programmazione dall’Area Servizi Informativi e possono prevedere l’eventuale coinvolgimento di risorse esterne.

I servizi di audio-video registrazione e post-produzione per iniziative, manifestazioni ed eventi sono realizzati con service esterni preventivamente selezionati in accordo con il servizio Gestione Eventi. I costi sono a carico degli organizzatori.

Richieste non programmate o i cui costi non possano essere coperti dai soggetti richiedenti non sono accolte.

Come accedere al servizio

Il servizio viene erogato a progetto: modalità e tempistiche di realizzazione variano in dipendenza dalle specificità di ogni singola produzione.

E' importante inoltrare richiesta di servizio con congruo anticipo rispetto alle scadenze prefissate (allocazione di risorse, di attrezzature, degli spazi di ripresa, condizioni di luce o ambientali, tempi di ripresa e di post produzione, ulteriori progetti in corso, ecc... possono nella realtà richiedere tempi molto più lunghi di quanto ipotizzato dai richiedenti)

L'accesso al servizio avviene compilando il modulo di richiesta, cercando di fornire quante piu  informazioni possibili sulla tipologia di prodotto richiesto, le sue finalita', la durata attesa del filmato finale, la disponibilità di eventuali materiali gia' acquisiti, ecc... 
Contestualmente sarà necessario indicare alcune date alternative per un incontro di definizione del progetto.

La richiesta così avanzata sarà valutata secondo quanto stabilito dalle Linee Guida, l'esito sarà comunicato al richiedente entro una settimana dall'inoltro della richiesta. 
In caso di riscontro positivo o per approfondire i termini della richiesta sarà data conferma al richiedente di una data per l'incontro, in caso di riscontro negativo l'ufficio fornirà informazioni sulle modalità di produzione nel rispetto delle Linee Guida.

Per le richieste accolte, in sede di colloquio il personale tecnico assisterà il richiedente nella determinazione del prodotto atteso a partire dagli obiettivi e lo affiancherà nella definizione delle specifiche di progetto.
Eventuali materiali già disponibili (audio, video, testi, immagini, ...) potranno essere consegnati e valutati in questa sede.

Nei giorni a seguire verrà svolta attività di analisi e approfondimento dei contenuti illustrati in sede di incontro, al termine dell'analisi un documento "concept" sarà sottoposto al richiedente per l'approvazione.

Concordate le opportune modifiche sui contenuti si provvederà all'elaborazione di uno "storyboard" contenente una dettagliata descrizione dei tempi, dei materiali integrativi, delle riprese, dei messaggi, ecc. componenti il progetto.

Approvato lo storyboard verrà comunicata la pianificazione delle attività; che darà inizio alla fase di sviluppo.

Lo sviluppo comprende le attività di allestimento dei set (in interno o in esterno), riprese video, registrazioni ed elaborazioni audio, raccolta e selezione materiale audiovisivo (immagini e video di copertura, contributi audio, musiche, ...), realizzazione grafiche e animazioni, montaggio e finalizzazione. Avverrà nei modi e nei tempi indicati nella pianificazione delle attività, eventuali scostamenti in corso d'opera saranno comunicati al richiedente (secondo le modalità con lo stesso concordate).

Al termine della fase di sviluppo il richiedente sarà contattato per la verifica del materiale "pre montaggio", potrà quindi visionare il prodotto e richiedere l'integrazione di eventuali ultime modifiche.

Completata l'ultima fase di perfezionamento il progetto sarà chiuso e il prodotto consegnato al richiedente secondo le modalità concordate.

Modulo di richiesta servizio Produzione multimediale

Clicca sul seguente link per accedere al modulo di prenotazione del servizio

Diritto di Autore e tutela della privacy

L’utilizzo dell’immagine e dei contenuti presentati dai soggetti ripresi può avvenire previa sottoscrizione dell’apposita liberatoria da parte degli esterni e sottoscrizione degli atti di cessione da parte del personale interno all’Ateneo, sulla base della modulistica predisposta dagli uffici competenti.

La tutela della privacy è estesa ad ulteriori persone riprese e riconoscibili, anche per queste sarà necessario provvedere alla raccolta delle opportune liberatorie.

La raccolta e l’archiviazione delle liberatorie e degli atti di cessione è a carico del richiedente della struttura di appartenenza.

Ulteriori informazioni posso essere richieste all'indirizzo:   multimedia@unimib.it.

a cura di Sistemi informativi, ultimo aggiornamento il 28/11/2017