FAQ G Suite for Education

L'adozione della piattaforma Google Suite for Education per il personale tecnico/amministrativo e docente/ricercatore, già attiva dal 2010 per gli studenti e i dottorandi, è avvenuta nel corso del 2018 e ha interessato la migrazione delle caselle di posta sul servizio GMail (che offre spazio di archiviazione illimitato), oltre all'accesso a numerosi altri servizi.

L'accesso alla piattaforma avviene principalmente tramite browser (preferenzialmente Chrome grazie all'elevata integrazione con l'ecosistema dei servizi Google) utilizzando le credenziali d'Ateneo; per quanto riguarda la posta elettronica, Google garantisce la compatibilità con i protocolli standard POP e IMAP, pur fornendo in tal caso funzionalità ridotte.

La gestione antivirus e antispam è curata direttamente da Google.


G Suite for Education e app disponibili

Quali sono le possibilità native di collaboration disponibili su Google?

Qualche esempio: con la suite Google for Education sarà possibile effettuare videoconferenze con altre persone, creare e condividere dei materiali (“Documenti”, “Fogli” e “Presentazioni”, gli analoghi rispettivamente di Word, Excel e PowerPoint del pacchetto Microsoft Office) e modificarli in modo collaborativo. Tutto utilizzando un semplice browser sul proprio dispositivo, senza che sia necessario installare software ulteriore.

La collaborazione con strumenti nativi di Google è possibile solo tra utenti interni all’Ateneo?

No: è possibile coinvolgere utenti esterni. Sarà sufficiente che tutte le persone coinvolte abbiano un account Google, anche di tipo gratuito (“consumer”).

Google Drive è uno spazio che possiamo condividere con altri, anche esterni, ed è sui server di Google. Uno dei vantaggi è che i documenti salvati su Google Drive possono essere consultati da qualsiasi dispositivo - PC, smartphone, tablet - anche dall'esterno.

Include spazio di memorizzazione illimitato e supporto per file individuali con dimensione massima di 5 TB.

Google Chat è un software di messaggistica istantanea che consente di mettere in contatto audio e video due o più utenti. Il servizio è accessibile online attraverso i siti web di Gmail o Google+ e direttamente all’indirizzo https://chat.google.com/?hl=it, o tramite applicazioni mobili disponibili per Android e iOS.

Servizio di posta

Come avviene l’accesso alla posta e alle Google Apps?

Username e password per accedere alla mail e alle app G Suite sono le consuete credenziali di Ateneo: lo username è tipicamente nella forma nome.cognome@unimib.it ed è quello che si usa, abbinato alla rispettiva password, per fare il login ai servizi di Ateneo.

L’accesso sarà possibile tramite il link diretto https://mail.google.com  o navigando dalla homepage di Google.

Posso modificare il nome utente?

GMail consente di modificare il nome che viene visualizzato quando invii email, ma non puoi modificare l'indirizzo. Ad esempio, puoi cambiare "Patito dello sport" patitodellosport@gmail.it in "Roberto" patitodellosport@gmail.it. La procedura è descritta qui: https://support.google.com/mail/answer/8158?hl=it .

Voglio presentarmi verso l’esterno dell’Ateneo con un indirizzo diverso da quello di default. Come posso fare?

Se vuoi cambiare l’indirizzo di uscita dalla tua casella leggi qui: https://support.Google.com/mail/answer/22370?hl=it . Impostando i tuoi alias come mittenti puoi scegliere di volta in volta quale usare.

La password per utilizzare i servizi sarà la stessa che uso per i servizi dell’Ateneo?

Sì, utilizzerai la tua password di Ateneo perché tutti i servizi G Suite for Education si appoggiano sui nostri sistemi di autenticazione.

Come si fa il cambio password?

Per cambiare la password va usata la consueta procedura raggoiugngibile direttamente al seguente indirizzo.

Posso delegare altri utenti all'uso della mia mailbox o del mio calendario?

La delega ad altri utenti per l’accesso alla propria casella o calendario è possibile, ed è certamente lo strumento più appropriato piuttosto che comunicare la propria password.
Si veda la pagina di documentazione a riguardo https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=it .

Come faccio ad accedere a una casella di cui sono delegato?

L'accesso a una casella per cui si possiede una delega avviene selezionando il nome della casella dall'elenco visualizzabile cliccando sull'icona del profilo utente GMail (in alto a destra nella finestra del browser, come mostrato in figura). L'accesso alla casella avverrà automaticamente in una nuova finestra di browser, senza bisogno di inserire alcuna password.

Come attivo l’inoltro automatico? Posso inoltrare automaticamente i messaggi Gmail a più di un account?

La procedura per la configurazione dell’inoltro automatico si trova a questa pagina: https://support.google.com/mail/answer/10957?source=gsearch&hl=it.

Puoi inoltrare automaticamente tutti i messaggi a un solo account, come descritto alla voce Configurazione dell'inoltro automatico.

Per inoltrare le email a più account è necessario creare dei filtri di posta.
Gli indirizzi di inoltro devono essere comunque aggiunti nella relativa sezione Inoltro.

Nota: puoi creare fino a 20 filtri per l'inoltro ad altri account.

Qual è lo spazio disponibile nella mia casella di posta? E per i miei documenti in cloud?

Lo spazio di archiviazione è illimitato, sia per le email che per i documenti.

Cosa succede quando sono offline, o in aereo, o in posti dove non c’è connettività?

Usando il browser Chrome è possibile attivare la modalità offline per accedere a posta, contatti, calendari e ai documenti salvati su Google Drive. Eventuali modifiche effettuate offline saranno sincronizzate nel momento in cui il dispositivo tornerà online. Nel caso della posta elettronica, la modalità offline archivia localmente solo gli ultimi 30 giorni: https://support.google.com/mail/answer/1306847?hl=it.

Posso fare il forward della mia casella di Ateneo (istituzionale; es. mario.rossi@unimib.it) verso la mia casella personale (es. mario789@yahoo.it) o viceversa?

Sì, le istruzioni sono alla pagina https://support.Google.com/mail/answer/10957?hl=it 

Programmi per la posta elettronica e browser (es. Chrome)

Che programmi posso usare per consultare la posta elettronica?

Certo, Google è perfettamente compatibile con i protocolli standard POP e IMAP e i programmi che li utilizzano:

https://support.Google.com/mail/troubleshooter/1668960?hl=it&ref_top 

È però consigliato l'accesso via web con un browser quale il client Chrome, in particolare su PC, telefoni e tablet. Per Android, iOS e Windows Phone ci sono app che permettono di accedere a Google in modo nativo.Trovi la documentazione in merito all’utilizzo di client email con IMAP e POP a questa pagina: https://support.Google.com/mail/topic/3398031?hl=it&ref_topic=339446 

Esiste un plug-in per l’utilizzo delle caselle in Outlook: https://support.Google.com/a/users/answer/153871?hl=it  

Rispetto al calendario di Google invece altre indicazioni su cosa è o non è supportato sono rintracciabili alla pagina: https://support.Google.com/a/users/answer/156466?hl=it&ref_topic=28400  

Come si gestiscono più profili nel client Chrome?

Se hai più di un account sulla piattaforma Google ti consigliamo di gestire più profili utente nel tuo client Chrome.
Ecco come fare: https://support.google.com/chrome/answer/2364824?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=it  

Ho deciso di non usare il client Chrome (o un altro browser) perché voglio usare un client IMAP e SMTP: quali sono i parametri di configurazione?

Per abilitare l'accesso via client al proprio account GMail, è necessario prima di tutto consentire alle app meno sicure di accedere al tuo account. Per sapere come fare consulta la documentazione a questa pagina:
https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=it  

Inoltre, è necessario avere abilitato IMAP dalla relativa pagina di impostazioni della propria casella GMail, selezionando la voce Inoltro e POP/IMAP e spuntando la voce Attiva IMAP nella sezione Accesso IMAP, come mostrato in figura:[Attivazione IMAP]
La documentazione in merito all’utilizzo di vari client email con IMAP si trova alla pagina: https://support.Google.com/mail/topic/3398031?hl=it&ref_topic=339446

Parametri di configurazione

Server posta in arrivo (IMAP; è richiesto SSL):

  • imap.gmail.com
  • Porta: 993
  • Richiede SSL: sì

 

Server posta in uscita (SMTP; è richiesto TLS o SSL):

  • smtp.gmail.com
  • Richiede SSL: sì
  • Porta: 465 o 587
  • Richiede l'autenticazione: sì

 

Informazioni per l'accesso:

  • Nome completo o nome visualizzato: [il tuo nome]
  • Nome account o Nome utente: il tuo indirizzo Gmail completo (nome.cognome@unimib.it)
  • Indirizzo email: il tuo indirizzo Gmail completo (nome.cognome@unimib.it)
  • Password: la tua password di Ateneo

 

Come si attivano/disattivano le visualizzazioni “per conversazione” dal client web GMail?

https://support.Google.com/mail/answer/5900?hl=it  

Come configuro il mio Smartphone Android per accedere alla posta GMail Bicocca?

Per poter accedere alla posta di Bicocca sul proprio Smartphone è prima necessario aggiungere l'account Google/Unimib come descritto nella relativa pagina di documentazione:

https://support.google.com/nexus/answer/2840815?hl=it  

Una volta eseguito questo passaggio, il client GMail dello Smartphone sarà automaticamente configurato per leggere la casella GMail Bicocca, in aggiunta al proprio account GMail privato.
Le configurazioni di GMail per Android sono descritte qui:

https://support.google.com/mail/answer/6562?co=GENIE.Platform%3DAndroid&hl=it  

Come configuro il mio Smartphone Apple per accedere alla posta GMail Bicocca?

Per poter accedere alla posta di Bicocca sul proprio Smartphone Apple si può installare l'app ufficiale Gmail dallo store e seguire la documentazione per la configurazione:

https://support.google.com/accounts/answer/6390156?hl=it  

Informazioni logistiche e tecniche

Dove risiede fisicamente la posta dell’Ateneo?

Le caselle di posta e tutti i dati degli account risiedono fisicamente nei server Google; i server sono localizzati nei datacenter di Google distribuiti a livello mondiale per motivi di affidabilità (i tre Europei sono in Finlandia, Belgio ed Irlanda). Ogni dato è presente contemporaneamente in almeno 3 datacenter consentendo di offrire una disponibilità del 99.98%. I servizi di posta, compresi quelli aggiuntivi, sono raggiungibili da funzionare da qualsiasi parte del mondo.

I server di posta sono gestiti internamente in Ateneo?

Certamente, per tutto quello che riguarda la parte gestionale/applicativa dei servizi e dei nostri utenti. A Google è riservata la gestione dell'hardware e della parte sistemistica.

Vengono effettuati i backup della posta elettronica e degli altri servizi Google?

La piattaforma G Suite non offre un sistema di backup dei dati. Per tutte le mail e i documenti valgono le seguenti condizioni di conservazione:

  • In nessun caso messaggi e documenti saranno cancellati, a meno che non vengano spostati nel cestino
  • Un messaggio o un documento spostato nel cestino rimane comunque disponibile per i successivi 30 giorni
  • Un messaggio o un documento eliminato in modo permanente dal cestino non è più recuperabile

 

Per approfondire la documentazione in merito: https://support.Google.com/a/answer/112445?hl=it&ref_topic=1355151

Nota bene: i documenti salvati in Google Drive, anche se sovrascritti, possono essere recuperati per 30 giorni, in tutte le versioni intermedie. Sui documenti creati con la suite di prodotti Google è possibile usare il comando “annulla” senza limiti temporali.

Quali sono i limiti di invio della mia casella di posta?

https://support.Google.com/a/answer/166852?hl=it  

Quali sono i limiti in ricezione della mia casella di posta?

https://support.Google.com/a/answer/1366776?hl=it  

Quali sono i limiti sugli allegati?

https://support.Google.com/mail/answer/6590?hl=it  

Accesso ai dati da parte dell'amministratore dei servizi

Si vedano le policy di accesso ai servizi Google stilate dall’Ateneo, oltre ai termini di servizio per la parte Google:
https://support.Google.com/accounts/answer/181692?hl=it&ref_topic=28  

Supporto

Dove trovo la documentazione per l'utilizzo dei nuovi sistemi?

Le innovazioni in Google sono molto frequenti e un’accurata documentazione interna preparata oggi potrebbe presto diventare obsoleta. Abbiamo perciò scelto di adottare in gran parte la documentazione ufficiale multilingue di Google disponibile in rete, così come i corsi ufficiali: http://learn-it.Googleapps.com.

a cura di Area sistemi informativi, ultimo aggiornamento il 14/02/2019