Mail e messaggistica

Se hai bisogno di una nuova casella di posta elettronica

Le caselle di posta (sia personali che di struttura) sono collegate agli account di ateneo. Per attivare un nuovo account, con la relativa casella, visita la sezione account.

Se vuoi accedere alla posta  elettronica via web

Puoi accedere via web dall’indirizzo https://mail.google.com

Se vuoi utilizzare utilizzare un programma / il tuo smartphone

Per i dispositivi mobili si consiglia di installare la app dedicata di GMail, disponibile sia per sistema operativo Android che per iOS. Puoi utilizzare anche programmi dedicati sia per PC (Thunderbird, Live mail, ...) che per tablet/smartphone (Android, Iphone, WndowsPhone, Blackberry).

Per configurare uno di questi sistemi, consulta il paragrafo Programmi per posta elettronica e browser (es. Chrome) della FAQ sui servizi G Suite alla seguente pagina.

La delega di Gmail è una funzionalità che consente di concedere l'accesso alla propria casella di posta elettronica a uno o più delegati (ad esempio un assistente amministrativo, un collega o un intero reparto), senza dover mai condividere la propria password o mettere a rischio le credenziali del proprio account Google.

È la soluzione ideale per ottimizzare il flusso di lavoro quando si ha bisogno di supporto nella gestione della corrispondenza quotidiana o quando si collabora su una casella di posta comune.

Configurazione e istruzioni operative

Per l'utente finale, l'impostazione della delega deve essere effettuata necessariamente tramite interfaccia web da computer e non da app mobile, seguendo la guida operativa ufficiale di Google.

Cosa PUÒ fare un delegato?

Una volta autorizzato, il delegato può muoversi all'interno della casella di posta per conto del proprietario ed effettuare le normali operazioni operative:

• Leggere i messaggi in arrivo.

• Inviare nuove email e rispondere ai messaggi (a seconda delle impostazioni scelte, il destinatario vedrà che l'email è stata inviata dal delegato per conto del proprietario, oppure vedrà solo il nome del proprietario).

• Eliminare la posta e organizzare la casella applicando etichette e filtri.

Cosa NON può fare un delegato?

La sicurezza viene prima di tutto. Per questo motivo, a un delegato sono precluse le azioni più sensibili:

• Non può modificare la password o i parametri di sicurezza dell'account.

• Non può modificare le impostazioni generali del profilo.

• Non può utilizzare la chat (Google Chat) a nome del proprietario dell'account.

Regole e limiti da ricordare (Ambiente Workspace for Education)

• Limiti di accesso: Un singolo account di istituto può avere fino a un massimo di 1.000 delegati. Tuttavia, per evitare blocchi temporanei o rallentamenti della casella, Google raccomanda che non più di 40 utenti accedano contemporaneamente allo stesso account. Nota pratica: se un indirizzo necessita dell'accesso di oltre 40 persone in contemporanea, la soluzione tecnica corretta non è la delega, ma l'utilizzo di Google Groups.

• Modalità di accesso: l'accesso a una casella via delega può essere effettuato solo da browser. La delega non è attiva nelle app GMail per dispositivi mobili.

• Vincoli legati al dominio: Nell'istanza di Google Workspace for Education adottata da Bicocca è possibile delegare l'accesso solo a utenti che appartengono ai domini di posta associati all'Ateneo (@unimib.it e @campus.unimib.it). Non è possibile delegare la lettura della posta a un account Gmail privato o a un utente esterno all'Ateneo.

La delega rappresenta il metodo di accesso di elezione per le caselle di struttura (o account condivisi). Il suo scopo principale, infatti, è permettere a un intero team di operare sulla casella senza dover mai condividere la password dell'account, che deve rimanere nota ed esclusiva solo al responsabile.

L'impostazione iniziale della delega funziona in maniera analoga a quella di un account personale. Il responsabile della casella deve effettuare un accesso diretto a Gmail con le credenziali dell'account di struttura solo per configurare i delegati.

Configurazione delle deleghe

Per evitare conflitti con il proprio account personale già aperto nel browser durante questa fase di configurazione, si raccomanda al responsabile di accedere scegliendo una di queste due modalità:

• Avviando una sessione tramite una finestra di navigazione in incognito (la soluzione più rapida e indicata, trattandosi di un'operazione di configurazione occasionale).

• Creando temporaneamente un profilo di Google Chrome separato (utile se il responsabile preferisce operare in un ambiente browser totalmente isolato per la gestione amministrativa della casella).

Una volta effettuato l'accesso, basterà seguire le indicazioni per l'aggiunta o la rimozione dei delegati presenti nella guida ufficiale di Google.

In occasione di variazioni a livello organizzativo, può emergere la necessità di modificare il responsabile associato all'account di struttura. In questo caso, un utente con ruoli di responsabilità all'interno dell'unità organizzativa, può richiedere una variazione del responsabile aprendo una segnalazione a questo indirizzo.